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Assistante de Direction - Coordinatrice administrative du secretariat de la DITM

Référence : FHF84804
Recruteur : Etablissement Public de Santé PARIS
Localisation : Paris
Annonce du : 17/07/2017

En partenariat avec fhf.fr

Description :
Direction Fonctionnelle : Direction de l’Ingénierie, des Travaux et de la Maintenance (DITM)
DIRECTION ADMINISTRATIVE
IDENTIFICATION DU POSTE
Métier / fonction     Coordinatrice administrative du secrétariat de la DITM
Grade     Adjoint administratif
Position dans la structure     Liaisons hiérarchiques :
     Le Directeur de la DITM
     L’Attaché d’Administration Hospitalière (AAH) de la DITM
Liaisons fonctionnelles :
     Les ingénieurs, architectes et techniciens de la direction ingénierie de la DITM
     Le Directeur des Travaux, le Directeur de la Maintenance et le Directeur des Sécurités - Accueils - Standards de la DITM
Missions générales du service      La DITM est en charge des opérations de travaux, de la maintenance des bâtiments et des installations, et de la sécurité des biens et des personnes de la CHT (Centre Hopistalier Sainte Anne, Etablissment Public de Santé Maison Blanche, Groupement Public de Santé Perray-Vaucluse).
Composée des départements Ingénierie, Maintenance, Administratif et Sécurité - Accueil - Standard, la DITM :
     Assure la maîtrise d’ouvrage et/ou d’œuvre des projets de travaux tous corps d’état
     Veille à la mise en conformité des installations, équipements et réseaux de l’établissement
     Assure la gestion des ateliers techniques qui constituent le département maintenance
     Assure la gestion des sécurités (incendie, malveillance, environnement)
     Assure l’accueil physique et téléphonique du centre hospitalier
     Participe à une démarche qualité, dans le cadre de la procédure de certification des établissements de santé, et en prévision de la certification ISO 9001 de la DITM
MISSION DU POSTE
Missions de l’agent     Au sein de la Direction Administrative de la DITM, responsabilité de la coordination administrative du secrétariat et du bureau des marchés, sous l’autorité de l’Attachée d’Administration Hospitalière :
-     Référent administratif de la DITM
-     Distribution et supervision quotidienne des tâches aux agents administratifs de la DITM, avec suivi et corrections éventuelles du rendu
-     Supervision du travail exécuté par le secrétariat
-     Gestion de la téléphonie mobile (commande de fournitures, abonnements, délivrance / remplacement d’appareils, traitement des problèmes techniques avec l’opérateur, gestion des factures, suivi des titulaires d’abonnements…)
-     Saisie des courriers, bordereaux d’envoi, notes de service, comptes rendus de réunion,… y compris leur diffusion et enregistrement/classement
-     Saisie informatique des Dossiers de Consultation des Entreprises (Cahiers des Clauses Techniques Particulières, Bordereaux de Prix, planning prévisionnel des travaux, …)
-     Rédaction des comptes-rendus de chantier
-     Enregistrement des courriers arrivés (papier et fichier) et diffusion aux personnes concernées y compris reprographies si nécessaire
-     Mise à jour des listes de suivi de projets OPE/PTR/CTR
-     Gestion de l’agenda du Directeur
-     Archivage des dossiers du travail du Directeur
-     Gestion logistique de la salle de réunion de la DITM
-     Permanence partagée de l’accueil - secrétariat de la DITM
-     Numérisation des courriers signés, tout document établi signé et enregistrement sur org secrétariat
DESCRIPTION DU POSTE
Organisation du travail     
-     Travail en équipe : OUI
-     Organisation individuelle du travail : OUI
-     Prise d’initiatives : OUI
-     Participation à des travaux de recherches : OUI
-     Responsabilités : OUI
-     Encadrement d’équipe : NON
Avantages du poste     
-     Poste avec autonomie et responsabilité des tâches
-     Evolution des connaissances au moyen de formations continues constantes
-     Activités variées
PROFIL DU CANDIDAT
Compétence - Formation     
     Formation :
     Minimum Bac
     Expérience professionnelles :
     Expérience en poste équivalent serait un plus
     Débutant accepté
     Compétences :
     Maitrise de la bureautique
     Maitrise de la syntaxe et de l’orthographe
Aptitudes requises     
     Qualités personnelles :
     Sérieux
     Ponctualité
     Dynamisme
     Rigueur
     Qualités professionnelles :
     Autonomie
     Gestion de l’urgence et des priorités
     Travail en équipe
Horaires     8h par jour (forfait mois - repos hebdomadaires fixes)
Lieu de travail     Centre hospitalier Sainte-Anne / 1, rue Cabanis - 75014 Paris / DITM / Bâtiment n° 58
Zone de Travail     Ensemble du GHT Paris Psy et neurosciences
CV + LM à Monsieur Philippe STALLIVIERI Directeur DITM :
p.stallivieri@ch-sainte-anne.fr

Localisation :
Paris

Description du recruteur :
Etablissement Public de Santé PARIS


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