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Chef du pôle Promotion des espaces (h/f)

Référence : 2017-88835
Recruteur : Université Pierre et Marie Curie
Localisation : Paris
Annonce du : 07/09/2017
Université Pierre et Marie Curie

Description :
Missions
Placé sous la responsabilité du Directeur de la Logistique (DL), en liaison avec le Cabinet de la Présidence et la Direction de la Communication, le chef du pôle Promotion des espaces est chargé de :
- Elaborer la politique de promotion des espaces de l'université ;
- Gérer les espaces d'intérêt universitaire, notamment le Centre International de Colloques Sorbonne Université (CICSU) ;
- Appuyer l'organisation d'événements universitaires.
Activités
- Contribuer à élaborer la politique d'établissement (objectifs, voies et moyens, etc.) dans le domaine de la promotion des espaces, en coordonner la mise en œuvre, en exploiter de retour d'expérience et en assurer l'évolution ;
- Assurer les missions de conseil, d'expertise technique au bénéfice de la présidence de l'établissement, des doyens de facultés et directeurs d'UFR, des administrations universitaire et facultaires ;
- Participer à l'élaboration, la justification et l'exécution du budget de la direction ;
- Coordonner l'activité des facultés au regard des compétences et des objectifs ;
- Promouvoir les espaces de l'université auprès des unités de recherches et de leur environnement, de partenaires extérieurs, institutionnels ou privés ;
- Réaliser ou coréaliser des documents de présentation et de communication de l'offre des Campus en matière de colloques et de conférences ;
- Entretenir et développer des réseaux de relations externes (partenariats, réseaux scientifiques, universitaires et professionnels, secteur associatif, musées, etc.) ;
- Prospecter les agences et organisateurs de colloques et de séminaires ;
- Coordonner l'action du pôle au sein de la DL et avec les autres composantes de l'établissement, notamment les directions facultaires ;
- Accompagner l'organisation des manifestations institutionnelles ou événementielles (colloques, conférences, expositions, salons, tournages, défilés de mode, etc.) ;
- Travailler en mode projet avec le développement de relations transversales au sein de l'université et d'établissements partenaires ;
- Établir des plans et des bilans d'actions, des tableaux de bord, des indicateurs de gestion ;
- Mettre en œuvre un plan d'action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés ;
- Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes ;
- Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution. Faire le suivi et l'analyse des dépenses ;
- Contrôler l'application des règles et procédures administratives ;
- Encadrer / Animer une équipe ;
- Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure ;
- Réaliser totalement ou partiellement des études, des rapports et des enquêtes ;
- Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure ;

Localisation :
Paris

Description du candidat :
Savoir
- Expériences exigées en gestion d'événements, notamment colloques et congrès ;
- Processus de marketing, de communication,
- Processus logistiques et de mise en œuvre des équipements techniques dédiés à l'organisation d'événements,
- Hygiène et sécurité au travail,
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique,
- Marchés publics et règles d'achats,
- Connaissance des missions et des priorités de l'établissement,
- Objectifs et projets de l'établissement,
- Techniques de management,
- Gestion des groupes et des conflits,
- Droit des contrats,
- Environnement professionnel,
- Méthodologie de conduite de projet,
- Connaissances budgétaires générales,
- Finances publiques,
- Techniques de communication,
- Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire
- Élaborer un budget et assurer le suivi des dépenses et des recettes ;
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;
- Rédiger des synthèses et des rapports ;
- Concevoir des tableaux de bord ;
- Encadrer / Animer une équipe ;
- Rédiger des rapports ou des documents ;
- Conduire des entretiens ;
- Déléguer et évaluer ;
- Encadrer / Animer une équipe ;
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles ;
- Élaborer des éléments de langage ;

Savoir-être
- Sens de l'organisation,
- Rigueur / Fiabilité,
- Réactivité,
- Sens relationnel,
- Sens commercial.

Description du recruteur :
Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.
Sorbonne Université dispose d'un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.
Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d'une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l'université dans leur périmètre sur la base d'un contrat d'objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l'université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Contexte
La Direction de la Logistique prend en charge la stratégie d'exploitation globale du patrimoine immobilier (élaboration du schéma directeur du soutien logistique et d'exploitation, du schéma directeur de sécurité incendie, du schéma directeur de sûreté, et de la politique de promotion du patrimoine immobilier), l'élaboration et la conduite des grands marchés transversaux. Elle fournit des expertises spécifiques sur des thématiques telles que la sécurité incendie, la sûreté, l'entretien des locaux, la collecte et la valorisation des déchets, la reprographie, l'organisation événementielle, l'exploitation d'installations techniques, la restauration administrative et la gestion de conventions d'hébergement. Elle assure une veille règlementaire, exploite le retour d'expérience et contribue à l'optimisation des pratiques. Elle appuie l'action des équipes facultaires.


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