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Assistant-e de direction H/F

Référence : MH 2017-53- AI- DRISE
Recruteur : IRSTEA
Localisation : Hauts-de-Seine
Annonce du : 07/12/2017
IRSTEA

Description :
Irstea, Institut national de recherches en sciences et technologies pour l’environnement et l'agriculture, est engagé sur 3 défis
sociétaux, la gestion durable des eaux et des territoires, les risques naturels et la qualité environnementale. Bien inséré dans le
paysage de la recherche française et européenne, il mène ses recherches en appui aux politiques publiques et en partenariat
avec les industriels. Il emploie 1550 personnes réparties sur 9 implantations en France.
Le poste d’assistant-e est situé au sein du pôle Recherche et Innovation, au siège d’Irstea, à Antony qui comprend 8 postes d’assistant-e. Trois assistant-es de direction sont rattaché-es aux départements et assurent également des tâches transversales pour une partie limitée de leur temps. Cette organisation est aujourd’hui en évolution en raison de futurs départs en retraite, elle sera mise en place en 2018, pour démarrage au premier janvier 2019.
Les fonctions d'assistant-e de direction s'articulent autour de trois pôles d'intervention principaux : l'organisation, la documentation, les relations internes et externes. Vous vous situerez en amont de la prise de décision que vous viserez à
faciliter, et en aval pour permettre sa mise en oeuvre.
Vos activités principales seront les suivantes :
Pour le Département :
· organiser l’agenda, les déplacements et préparer les notes de remboursement du directeur de département ;
· constituer des dossiers spécifiques au domaine d'activité : exercice annuel de bilan-programmation, commission spécialisée de département… ;
· organiser et renseigner des tableaux de bord ;
· rédiger et mettre en forme des documents (courriers, comptes rendus, rapports, notices, convention, contrats, etc…) ;
· procéder au classement et/ou à l’archivage des documents et des dossiers ;
· suivre les budgets de fonctionnement de l’ensemble des départements.
En lien avec la Direction de la recherche, de l’intelligence économique, de la stratégie et de l’évaluation (DRISE-Dev) :
· préparer l’évaluation individuelle des personnels chercheurs et ingénieurs du département (nouveaux recrutés et évaluation périodique).
En 2018, vous serez rattaché-e au directeur du département Territoires avec également une mission qui consistera en l’appui à la préparation de l’évaluation individuelle des scientifiques d’Irstea, avec la logistique et les comptes rendus des instances d’évaluation, ainsi que le traitement des remboursements des déplacements des experts. Vous serez associé-e à la réflexion sur l’organisation future du pôle d’assistance de la DRISE et des départements. Le poste évoluera conformément en 2019.

Localisation :
Hauts-de-Seine

Description du candidat :
Vous savez élaborer des tableaux de bord, faire preuve de méthode, de rigueur et de précision dans votre travail. Vous savez discerner les priorités, anticiper les échéances et respecter des délais. Vous avez le sens des relations humaines et appréciez le travail en équipe. Vous maîtrisez les outils courants de bureautique (essentiellement Excel, ainsi que Word, PowerPoint, Outlook).
Vous avez des connaissances et compétences pour :
· assurer la circulation de l’information en interne au département ; gérer les agendas, planifier les rendez-vous ;
· organiser et/ou coordonner l'organisation de réunions sur les aspects administratifs et logistiques ;
· mettre en oeuvre des procédures de gestion administrative ;
· organiser et alimenter les bases de données, renseigner des tableaux de bord ;
· contribuer à la préparation du budget de la direction, suivre sa mise en place et son exécution (notamment les
transferts et les crédits incitatifs) ;
· rédiger et mettre en forme des documents (courriers, compte-rendus, rapports, notices, convention, contrats, etc…) ;
· procéder au classement et/ou à l’archivage des documents et des dossiers du département ;
· concevoir et réaliser des supports de communication (y compris la mise à jour de page web) ;
· comprendre l’anglais.

Idéalement, vous connaissez le monde de la recherche.

Description du recruteur :
Contraintes/ remarques
· Conditions et environnement de travail : bureau basé à Antony, restaurant d’entreprise, travail prolongé sur écran.
· Accessibilité: Bureau au 1er étage sans ascenseur, Locaux non accessibles par les personnes à mobilité réduite.
· Site facilement accessible par les transports en commun (RER, métro), possibilités de stationnement de voitures sur le site.

Pour en savoir plus
Evelyne Langlois - Assistante de Direction - 01 40 96 61 17
Jean-Marc Callois - Directeur du Département Territoires - 01 40 96 60 34


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