Fiche de paie du fonctionnaire : comment la lire et la comprendre

La paie du fonctionnaire, un vaste sujet... Mieux vaut être en mesure de décrypter sa fiche de paie puisqu’elle contient les éléments sur lesquels l’employeur se fonde pour calculer la rémunération qui vous sera versée.

Si les responsables des services comptables sont des professionnels rigoureux, ils ne sont pas à l’abri d’une erreur de saisie ou d’un oubli.

Quant à l’employeur, il peut avoir fait l’impasse sur quelques heures supplémentaires ou sur une prime à laquelle vous avez peut-être droit.

Fiche de paie du fonctionnaire : un document administratif essentiel

Paie du fonctionnaire : une feuille de paie par mois obligatoire

Dans la fonction publique comme dans le secteur privé, l'employeur est tenu de remettre, chaque mois, un bulletin de paie à ses agents au moment où il procède au versement de leur rémunération.

La fiche de paie fait office de justificatif de paiement.

Bulletin de paie dans la fonction publique : un document nominatif et confidentiel

Ce document nominatif et confidentiel doit être est remis aux agents en main propre sur le lieu de travail, par courrier à leur adresse ou sous forme électronique si l'agent a préalablement donné son accord.

La date de remise est libre, mais la périodicité de trente jours doit impérativement être respectée.

Le bulletin de paie comporte des mentions obligatoires rappelées à l’article R. 3243-1 du Code du travail.

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Bulletin de paie du fonctionnaire : quelles rubriques ?

Les informations obligatoires sur l’employeur public

Outre le nom et l’adresse de l’employeur, ce dernier doit faire apparaître sur la fiche de paie :

• son numéro Siret (système d'identification du répertoire des établissements),
• son code APE (activité principale exercée),
• son numéro de compte d’Urssaf (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales),
• ainsi que la référence à la convention collective.

Les informations sur l’agent public

Sur sa fiche de paie, l'agent doit pouvoir retrouver son nom, prénom, son adresse, le nom du service où il travaille, l'intitulé de son emploi ou de son cadre d'emploi, sa situation statutaire et son régime de cotisation à la retraite.

Sont aussi mentionnés son grade, son échelon avec l'indice brut et l'indice majoré correspondants, ainsi que la valeur du point.

Ces données sont déterminantes pour le calcul du traitement de base indiciaire.

Le traitement de base indiciaire

Sur la toute première ligne de la fiche de paie apparaît le traitement de base indiciaire de l'agent.

Ce montant est obtenu en multipliant l'indice majoré par la valeur du point.

La rémunération brute du fonctionnaire

La partie supérieure de la fiche de salaire concerne la rémunération brute de l’agent.

La rémunération brute de l’agent est le résultat de l'addition du traitement indiciaire de base de l’agent aux «gains » que constituent les différentes primes des agents de la fonction publique et compléments de rémunération, telles que :

• la nouvelle bonification indiciaire (octroyée aux seuls agents titulaires et stagiaires)
• l'indemnité de résidence
• le supplément familial de traitement
• les avantages en nature (voiture, portable)
• le transfert prime/point
• le régime indemnitaire

La totalité de ces gains représente la rémunération brute.

Cette dernière n’est pas ce que va percevoir l’agent.

Vont encore devoir lui être soustraites un certain nombre de retenues, que sont les cotisations sociales et l’impôt prélevé à la source.

Le nombre d'heures payées sur la feuille de paie du fonctionnaire

Le nombre de 151,67 heures est invariablement rappelé sur chaque fiche de paie.

Il s’agit du taux horaire moyen mensualisé et payé pour un agent travaillant à temps complet sur la base de 35 heures par semaine.

Le taux horaire moyen diffère pour les agents qui travaillent à temps partiel ou qui sont à temps dit « non complet ».

S’agissant des heures supplémentaires, des astreintes ou des permanences, etc., elles sont notifiées sur la fiche de paye avec la mention des taux appliqués et les gains s'y rapportant.

Depuis 2019, ces heures ne sont pas soumises à l’impôt sur le revenu.

Fiche de paie du fonctionnaire : cotisations et contributions salariales

Les cotisations et contributions salariales sont les charges sociales retirées de la rémunération brute de l’agent. Il faut donc y être particulièrement attentif.

Pour chaque cotisation et contribution salariale, la retenue est calculée sur une assiette spécifique multipliée par un certain taux.

Depuis la mise en place d'un nouveau modèle de fiche de paie le 1er juillet 2023, les libellés (santé, retraite, etc.) sont plus lisibles et hiérarchisés. Par ailleurs, les cotisations sociales obligatoires déduites de la rémunération brute (pour calculer le montant net social), sont isolées des autres contributions à des régimes facultatifs.

Les cotisations pour la retraite de l'agent public

Les titulaires et les contractuels ne cotisent pas aux mêmes caisses de retraite.

Les contributions sociales du fonctionnaire et du contractuel

Les contributions sociales sont les mêmes pour les titulaires et contractuels.

Ce sont :

• la contribution sociale généralisée (CSG)
• la contribution pour le remboursement de la dette sociale (CRDS)

A travers ces contributions, les agents participent au financement de la Sécurité sociale et au remboursement de la dette sociale, comme l’ensemble des personnes percevant des revenus en France.

>> A lire aussi : Les grilles indiciaires de la fonction publique c'est quoi ?

Le prélèvement de l’impôt à la source (PAS) sur le traitement des fonctionnaires

Depuis le 1er janvier 2019, l’impôt sur le revenu est prélevé à la source.

Une nouvelle ligne est apparue, en ce sens, sur le fiche de paye.

Le taux du prélèvement s’applique au traitement indiciaire et sur les primes et indemnités imposables.

Les indemnités des heures supplémentaires sont exonérées de l’impôt.

Les autres retenues du bulletin de paie du fonctionnaire

Certains agents bénéficient de tickets-restaurant dont ils financent au minimum 40 %.

Cette ligne apparaît en fin de fiche de paie. Ce montant est prélevé sur leur rémunération brute, après déductions des cotisations et de l’impôt sur le revenu.

La participation des agents à la mutuelle prévoyance fait aussi l'objet d'une retenue qui apparaît en fin de bulletin, avant le net à payer.

Le salaire net à payer en bas de la fiche de paie

C'est la somme en euros réellement perçue par l'agent par mois pour le travail accompli, après déduction des cotisations salariales, de l'impôt sur le revenu prélevé à la source, et de certaines autres retenues.

Le salaire net à payer comprend aussi, le cas échéant, le remboursement des frais de mission et des indemnités kilométriques, qui n’est pas soumis à cotisations ou impôts.

Depuis le 1er juillet 2023, une nouvelle ligne figure désormais sur la feuille de salaire : le montant net social. Il correspond au revenu net après la déduction de l'ensemble des prélèvements sociaux obligatoires. Ainsi, le montant net social permet à l'agent de savoir s'il est éligible à certaines prestations sociales : RSA, prime d'activité, aides au logement, allocations familiales.

La fiche de paye doit être conservée sans limite de temps

Les fiches de paie pourront être utiles en maintes occasions : au moment de la déclaration de revenus, lors de l'obtention d’un crédit, pour la location d’un bien immobilier, lors de l’indemnisation de périodes de chômage, ou le calcul de la retraite.

Peut-on contester sa fiche de paie dans la fonction publique ?

L’agent peut contester le contenu de sa fiche de paie

En vertu de l’article 1er de la loi du 31 décembre 1968, il dispose même de 4 ans pour saisir la justice, à compter du 1er janvier de l’année qui suit celle de l’édition du bulletin de salaire.

« Deux types de conflits sont fréquemment rencontrés", commente Vincent Boussugue.

« Les premiers ont trait à l’attribution d'un droit réclamé par l’agent, à des heures supplémentaires qui n’auraient pas été payées, etc.

Ce type de conflit se finit souvent en médiation ou au tribunal administratif.

Contestation de la fiche de paie en cas de calculs erronés

Les autres types de conflits visent des calculs erronés, où l'on s'aperçoit que l'assiette, le taux, n'est pas le bon…Ils sont souvent réglés directement par l’administration ».

L'employeur peut aussi s'apercevoir d'une erreur, d'un trop-perçu par exemple.

Cette situation survient lorsqu’un l’agent n’a pas fourni tous les éléments sur sa situation suffisamment tôt ou lors de la gestion des périodes de maladie.

L’employeur dispose quant à lui d’un délai de deux ans pour réagir. Ce dernier sera, alors, prélevé sur le prochain bulletin de salaire.

Consulter sa fiche de paie en ligne grâce à l'ENSAP

L'ENSAP (espace numérique sécurisé de l'agent public) est un espace en ligne réservé aux agents publics.

Après avoir créé leur compte ENSAP, fonctionnaire et contractuel peuvent consulter leurs bulletins de paie dématérialisés dans la rubrique rémunération.

Ils ont également accès à d'autres documents administratifs tels que :

• titre de pension
• attestation fiscale...

Les agents publics ont accès à leur compte tout au long de leur carrière. A noter, que les documents sont archivés par l'Ensap, jusqu'à 5 ans après la fin de carrière du fonctionnaire ou du contractuel.