1 chargé de relation citoyenne (H/F)

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DATE DE PUBLICATION 17/01/2019   TYPE DE CONTRAT CDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEUR VILLE DE CACHAN   CATÉGORIE C
LIEUX DE TRAVAIL
CACHAN
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

La Ville de Cachan - 30 740 habitants - Val de Marne

Poste

MISSIONS
Assurer la mise en oeuvre des prestations d’état civil et des prestations familles (inscriptions scolaires, activités peri et extrascolaires,…), en back office et front office. Le/la chargé·e alterne donc entre trois missions du SRC : l’accueil du public (avec ou sans rdv), le standard téléphonique et le travail administratif interne sans contact direct avec l’usager et déchargé de l’accueil téléphonique.
Le/la chargé·e interviendra sur les trois volets susmentionnés par roulement. Il est placé sous l’autorité hiérarchique du chef de service SRC et également sous l’autorité fonctionnelle des responsables affaires civiles et affaires scolaires.


FONCTIONS ET ACTIVITES
ACCUEIL DU PUBLIC « FRONT OFFICE »
Assurer par roulement l’accueil de l’usager soit
- à l’accueil unique
- au guichet
- au standard


A l’accueil : accueil physique des usagers : informer, orienter, éditer les tickets vers les guichets, délivrer et réceptionner des documents divers, mettre à jour des informations disponibles à l’accueil, gérer les accès vers le rdc haut, gestion des accès, réception de colis, prise de rdv sur la GRC, régie photocopieur, …


Si le flux le permet : vérification des pièces avant passage au guichet, accompagnement des usagers pour des démarches sur les bornes multimédia, sur la GRC.


Au guichet « prestations rapides » : Retrait des CNI, passeports, retrait de tous certificats signés, réservations périscolaires mercredi et vacances, …


Au guichet : En lien avec la plateforme dématérialisée GRC et les logiciels métiers, accueillir les usagers pour leurs démarches en lien avec les affaires civiles et scolaires :


Prise en charge des demandes de : CNI, passeport, calcul du
quotient familial, inscription scolaire, dérogation scolaire, inscription aux ALSH, recensement militaire, inscription sur liste électorale, déclaration de décès, dépôt de dossier et célébration de mariage, dépôt de dossier de PACS, avis de naissance, reconnaissances anticipée ou après naissance, mise à jour du livret de famille, demande de duplicata de livret, demandes d’extrait d’acte d’état civil, déclaration de changement de nom, déclaration de décès par un opérateur funéraire, certificat de vie commune, …
Délivrance d’abonnement de stationnement.


Au standard, en binôme :
Accueil téléphonique général de la mairie, orientation, traitement des demandes relatives aux missions du SRC (sans transfert en interne), prise de rdv sur la GRC, tâches administratives simples.

MISSIONS ADMINISTRATIVES « BACK OFFICE »
Instruction et finalisation des démarches réalisées par les usagers au guichet.
Traitement du courrier électronique ou postal.
Contribuer à l’organisation des élections.


DOMAINE DE REFERENCE
En fonction des profils des agents, des référents seront nommés pour des missions spécifiques comme : référent logiciels métiers (Maelis,…) référent régie, référent mise à jour et archivage des registres d’état civil.
Ces référents consacreront une quotité de leur temps de travail à ce domaine d’expertise.


S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques

 

CONDITIONS D’EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE
Hiérarchie :
N + 1 : Chef de service du SRC en rattachement hiérarchique
Et rattachement fonctionnel aux responsables affaires scolaires et affaires civiles
N + 2 : DAG


Lieu de travail : Mairie de Cachan
94230 CACHAN
Temps de travail : 37 h 30
Horaires : Sur une amplitude de 8h15 à 17h15
Permanence en soirée une fois par semaine (jusqu’à 19 h)
Travail le samedi (2 à 3 fois par mois le matin et les après-midi lors de la célébration des mariages)
Les horaires de prise de service et de fin de service varient afin de tenir compte des récupérations générées par le temps de travail effectuées sur la pause méridienne pour la tenue du standard, et pendant les permanences, ou les samedis après-midi.
Le planning prévisionnel sera établi mensuellement et communiqué à l’agent.


Particularité : Pas de bureau fixe - Alternance travail en open space et travail en bureau « back office »

Profil

COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES
- Savoir :
Maîtrise de l’outil informatique : traitement de texte, excel
Apprentissage et utilisation de logiciels métiers
Utilisation de la GRC
Connaissance de la réglementation en matière d’état-civil


- Savoir-faire :
Maitriser l’accueil du public
Etre rigoureux dans la gestion et le suivi des dossiers
Sens du travail en équipe
Avoir une bonne capacité d'adaptation à des missions variées
Etre capable de rendre compte de son travail


- Aptitudes / Qualités :
S’exprimer clairement et reformuler les demandes
Favoriser l’expression de la demande
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Mettre en pratique la Charte d’accueil du SRC
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
Adapter son intervention aux différents publics

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