1 poste dadjoint administratif Service Formation - H/F

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

Descriptif du poste :

Présentation du pôle d'affectation Le Pôle Ressources Humaines et Politique Sociale est composée de 20 personnes spécialisées dans leur domaine, la Direction des Ressources Humaines (DRH) a en charge les secteurs classiques de la gestion du personnel : Le recrutement La gestion des personnels contractuels La gestion des carrières des fonctionnaires Le traitement des rémunérations Les analyses et les suivis des effectifs et de la masse salariale Le développement des compétences professionnelles par le biais du plan de formation continue et des études promotionnelles L'accompagnement social
Description synthétique du poste Dirigée par l'adjoint des cadres manager (catégorie B), la cellule est dédiée à la gestion des formations du personnel hospitalier médical et non médical.
L'adjoint administratif contribue à l'ensemble des opérations nécessaires à la carrière des agents de l'établissement (départ en formation, plan de formation, promotions professionnelles).
En raison des multiples demandes quotidiennes à traiter en un temps limité, cet emploi nécessite un sens de l'organisation et une polyvalence particulièrement affirmés.
Missions principales1/ Elaboration et mise en oeuvre du plan annuel de formation professionnelle continue- Organisation de la planification des formations prévues au plan prévisionnel année N :o Recensement et priorisation des besoins avec l'encadrement (validation des programmes, dates, liste des participants) ;o Logistique des formations (cahiers des charges, gestion des devis, inscriptions, conventions, réservation de salles, convocations, récupération des attestations de présence) ;o Accueil formateur, préparation de la salle, vérification du matériel informatique.
o Mise à jour de la planification des formations et intégration des actions dans le logiciel Gesform;o Suivi financier : règlement des factures pédagogiques, gestion des notes de frais des agents, suivi du règlement dans Gesform, mise à jour du plan, clôture financière ;o Organisation et suivi des formations proposées par l'ANFH : Plan d'Actions Régionales (PAR) ;- Participation à l'élaboration du plan prévisionnel N+1 :o Soutien administratif dans la définition des Orientations stratégiques annuelles ;o Planification et tenue des entretiens avec l'encadrement ;o Recensement et analyse des besoins en formation ;o Appui technique à l'étude financière et pédagogique des projets de formation ;o Soutien administratif à la préparation de la commission de formation (rédaction du plan présenté) ;o Participation à la commission de formation.
2/ Traitement des demandes de formations individuelles des agents ;- Accueil téléphonique et physique des agents;- Connaissance de l'ensemble des dispositifs individuels de formation propre à la FPH ; Suivi et conseil sur les dispositifs individuels (VAE, BC, CFP) ;- Participation à la création et la diffusion des communications du service auprès du personnel et encadrants ;- Gestion des demandes d'OM ponctuels et permanents, - Gestion des frais de déplacements en formation et mission (appui régulier)- Gestion des validations et inscriptions aux journées-congrès ;- Appui au dépôt des programmes du Développement Professionnel Continu.

3/ Gestion autonome de l'espace formation et des prestations demandées- Prise en charge du suivi des réservations de l'espace formation en relation avec les organismes extérieurs ;- Réservation des prestations de repas en relation avec le service restauration, la PML, le PC sécurité, l'économat et le service financier ;
Liens hiérarchiques Adjoint des Cadres chargés de la cellule formation Adjointe à la DRH DRH
Conditions d'exercice Rythme de travail :7h40/j Exigences relationnelles :- travail en groupe- gestion des communications / situations difficiles Logiciels utilisés : Gesform Contribution aux bonnes pratiques du développement durable :Les bonnes pratiques communes : le bon usage des mails, favorisation escaliers Métier appartenant à la filière administrative :- Gestion raisonnée de l'utilisation du mail- Recyclage du papier et limiter les impressions et privilégier les éditions R/V

Profil recherché :

Pré requis souhaités : expérience appréciée dans le milieu de la formation et formation initiale en RH exigée.