Adjoint Administratif à la Direction des soins - H/F

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

Descriptif du poste :

La Direction des soins du CHU Grenoble Alpes a pour missions :
L'organisation générale des soins infirmiers, médico-techniques et de rééducation
La conception de la politique de soins en lien direct avec le projet d'établissement médico-soignant
La participation à la politique de formation (DPC) dans l'objectif du projet GPMC
L'animation des cadres de proximité et de pôle
La participation à la gestion statutaire des personnels paramédicaux et ASH
La participation aux recrutements de l'ensemble des professionnels nonmédicaux
La gestion des stages paramédicaux et stages des élèves de collèges (3ème) et de lycées
L'animation de la Commission des soins du GHT Alpes Dauphiné au sein de l'Etablissement support
Le secrétariat comprend une équipe de 3 secrétaires qui contribuent à la coordination des activités administratives et organisationnelles.
Principales missions :
Accueil physique et téléphonique, orientation des agents et visiteurs
Gestion administrative : rédaction de courriers et documents, mise à jour de bases de données, classement et archivage
Organisation des réunions : réservation de salles, installation de visioconférences, rédaction des comptes-rendus
Suivi des procédures institutionnelles et mise à jour du site intranet
Coordination des stages paramédicaux, médico-techniques et de rééducations : gestion des conventions et dossiers administratifs
Gestion des promotions professionnelles et des affectations : convocations, préparation des dossiers, courriers, organisation des jurys
Suivi des cadres juniors
Contribution aux comités et missions transversales (qualité, gestion des risques, etc.
)
Travail en lien direct avec les cadres supérieurs transversaux (CSS) pour la mise en uvre de leurs missions spécifiques
Les missions sont réparties entre les 3 secrétaires.
Relations hiérarchiques :
L'adjoint des cadres hospitaliers
La Directrice coordonnatrice générale des soins
La Directrice des soins
Les cadres supérieurs transversaux
Relations fonctionnelles :
Les autres secrétaires de la Direction des soins
Les cadres de santé supérieurs et cadres de santé
Les directions déléguées et supports du CHUGA (notamment DRH)
Les instituts de formation internes et externes
Le personnel non médical, Service de Santé au Travail, Médecine agréée
Les organisations syndicales, collèges, lycées et publics extérieurs
Lieu d'exercice : Direction des Soins Pavillon Dauphiné 1er étage
CDD de 3 mois renouvelable catégorie CTitulaire catégorie C

Profil recherché :

Compétences requises
Maîtriser Word et les outils de messagerie
Utiliser Powerpoint et Excel pour un usage courant
Effectuer un publipostage
Adapter sa communication écrite et orale selon l'interlocuteur
Prioriser les tâches urgentes
Planifier des tâches récurrentes
Bonne connaissance des règlements spécifiques et du fonctionnement de la Direction des soins
Bonne connaissance de l'organisation hospitalière du CHUGA
Législation hospitalière
Méthode de classement
Autonomie
Rigueur et méthode
Capacité d'anticipation
Agilité, réactivité
Qualités rédactionnelles
Maîtriser l'écrit (bon niveau de grammaire et d'orthographe exigé)
Prise de notes
Rédiger des comptes-rendus et des courriers
Capacité de synthèse
Qualités relationnelles
Sens de l'accueil
Capacité à travailler en équipe (communication, solidarité)
Capacité à gérer les interruptions de tâches
Capacité à rester calme et à apaiser en situation stressante
Capacité d'écoute et d'empathie
Discrétion
Devoir de réserve
Savoir rendre compte
Conditions de travail du poste :
Horaires : 08h00 15h50
Temps de travail : 100%
Contraintes particulières :
Remplacement des autres secrétaires pendant les absences pour assurer la continuité des activités.
Prise de congés en concertation avec les autres secrétaires, validée par l'adjoint des cadres.
Astreintes et gardes : NON.
Travail dimanches et jours fériés : NON.
Exigence institutionnelle :Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle, au respect des règles de confidentialité, et au respect de la ponctualité (règlement intérieur CHUGA).