ADJOINT ADMINISTRATIF À LA DIRECTION H/F

Le Poste

Placé(e) sous l’autorité directe de la responsable du service « Secrétariat de direction », l’Adjoint·e administratif·ve contribue au bon fonctionnement de la Direction générale et assure un rôle central d’interface, de coordination et de soutien administratif.

Il/elle garantit la qualité du traitement administratif, la fluidité de la circulation de l’information, la fiabilité des documents produits et la continuité du service auprès des directions et partenaires internes et externes.

Les Missions

Missions principales

Accueil, information et interface

• Assurer l’accueil téléphonique et physique du service.
• Filtrer, orienter les interlocuteurs et transmettre les messages.
• Renseigner les correspondants internes/externes et effectuer les relances nécessaires.
• Contribuer à la bonne circulation de l’information auprès des services et de la hiérarchie.

Traitement administratif et gestion documentaire

• Traiter, suivre et mettre en forme les dossiers administratifs.
• Rédiger ou mettre en forme courriers, notes, comptes rendus, procédures et documents internes.
• Gérer la boîte mail du service, les parapheurs, les courriers entrants/sortants, la reprographie et la diffusion documentaire.
• Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers.

Production de supports et outils de suivi

• Élaborer des documents numériques : tableaux de suivi, présentations, tableurs.
• Contrôler la forme des documents soumis à validation et assurer l’édition, l’enregistrement et le suivi des bons de commande et factures via CIRIL.
• Contribuer à la qualité et à la fiabilité des documents produits par le service.

Appui administratif transversal et coordination interne

• Participer au bon fonctionnement du service en lien avec la direction générale des services
• Assurer un soutien administratif ponctuel selon les besoins, et contribuer à la continuité du service.
• Faciliter les échanges entre les services et accompagner les directions dans la préparation et la diffusion de documents internes.

Missions spécifiques

• Apporter un soutien opérationnel (suivi des décisions, centralisation des délibérations, suivi des échéances, participation aux instances) au service des assemblées notamment pendant les périodes de congés de l’agent en charge des assemblées.
• Assurer la gestion, le suivi et la commande des fournitures du service, ainsi que la réception et la mise à disposition du matériel.
• Organiser les besoins matériels et logistiques pour les réunions (commandes alimentaires, matériel, préparation des salles).
• Participer à la prise de notes et à la rédaction de comptes rendus lors de réunions internes ou transversales.
• Réaliser ponctuellement des relances téléphoniques, des transmissions urgentes ou des recherches documentaires à la demande de la hiérarchie.
• Contribuer à la mise à jour de documents internes, procédures, supports de communication ou outils de suivi.
• Apporter un appui administratif ponctuel aux directions en cas d’absence ou de besoins spécifiques.
• Participer à des tâches transversales ou missions exceptionnelles confiées par la hiérarchie en fonction des besoins du service.