ADJOINT ADMINISTRATIF - SECRETAIRE DIRECTION DES SOINS - ET QUALITE / GESTION DES RISQUES

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

Direction : Laurence MAUCHERAT
Directrice : Michèle PAULY Directrice Adjointe Hospitalière
Date de parution : Septembre 2026
Adresse : 1, allée des Thuyas 94832 Fresnes cedex Accès par : A6 / A86 / N 20 8km de la porte Orléans RER B stations : - Parc de Sceaux - Arcueil/Cachan + bus 187 - Croix de Berny TVM.
Carrefour de la Déportation
Fonction : Secrétaire
Grade : Adjoint administratif - CDD en vue d'une titularisation
Relations hiérarchiques :
- CPP - Direction des Soins
- Directrice de l'EPSNF
Relations fonctionnelles :
- CPP Direction des Soins
- Secrétariat centralisé
- Cadres de santé
- DRH
- Services économiques
- Service formation
- Services de soins
- Secrétariat de direction
- Secrétariat Qualité / Gestion des risques
- Services pénitentiaires
Niveau d'études et/ou formations :
BEP secrétariat
BAC Pro secrétariat/ gestion administratif
Expérience en qualité et gestion des risque souhaitée (Référentiel HAS)
Présentation de l'hôpital : 80 lits Médecine = 16 lits Soins de Suite Réadaptation = 24 lits Médecine Physique Rééducation = 40 lits Consultations Pharmacie Imagerie médicale Prise en charge de patients exclusivement placés sous mains de justice Horaires de travail : base de 37h30 par semaine.
15 RTT - 25 CA 7 jours de FTA Amplitude horaire : 08h30- 17h30.
Missions permanentes
· Secrétariat de la Direction des soins (CDD ou mutation)
o Assurer l'accueil téléphonique, la réception des appels et leur transmission.
o Gérer les courriers entrants et sortants (réception, enregistrement, diffusion, expédition).
o Assurer la gestion de l'agenda Outlook de la Direction des soins.
o Organiser les rendez-vous pour le recrutement d'agents : constitution de dossier, demande d'accès et planification dans Outlook de l'agenda de la CPP.
o Mettre à jour le répertoire téléphonique des professionnels soignants et des vacataires.
o Réaliser les travaux de bureautique (courriers, comptes rendus, notes de service, tableaux de suivi, mise en forme de documents).
o Assurer le suivi des échéances, des demandes et des actions engagées : notamment les renouvellements de contrats des agents en lien avec le service RH et le suivi des vacations Hublo en lien avec les cadres de santé et le service RH.
· Gestion administrative des stages des étudiants paramédicaux
o Elaborer la planification annuelle des stages IDE/AS/kinés/Ergos/EAPA à partir des
demandes de places des instituts de formation
o Assurer le suivi administratif mensuel des conventions et des dossiers de stage.
o Réaliser les demandes d'autorisation d'accès et les démarches administratives associées.
o Transmettre les informations aux différentes unités de soins (cadres, RH, informatique, PUI)
o Exploiter les questionnaires de satisfaction des étudiants et réaliser les statistiques
correspondantes.
· Organisation des réunions et instances
o Organiser les réunions de la Commission des soins (CSIRMT) : convocations, préparation des dossiers, logistique.
o Organiser les COPIL-COVIRIS : convocations, préparation des dossiers, logistique.
o Organiser les réunions des cellules des Evènements Indésirables : convocations, préparation des dossiers, logistique.
o Assurer la prise de notes et la rédaction des procès-verbaux des réunions et instances en lien avec la Direction des soins : CSIRMT, COPIL-COVIRIS, EPRI, CLUD, CEI
· Gestion des astreintes des cadres de santé
o Élaborer et mettre à jour les tableaux mensuels des astreintes.
o Transmettre les tableaux d'astreinte à la Direction pour validation.
o Établir et transmettre les relevés mensuels d'astreinte au service des paies.
o Assurer le suivi administratif des astreintes.
· Qualité des soins et gestion des risques
o Saisir les questionnaires de satisfaction patients dans Blue Kango.
o Mettre en forme et indexer de l'ensemble des procédures de l'établissement dans
Blue Kango selon la Procédure des procédures.
o Gérer le circuit des procédures une fois qu'elles sont rédigées par le responsable concerné de la mise en forme à l'archivage informatique Blue Kango et papier
o En lien avec la coordinatrice qualité, aide à réaliser les supports de communication qualité : lettre qualité, affiches.
o Organiser les prélèvements d'eau : réalisation des demandes d'accès des prestataires.
Compétences.