Adjoint au chef de la section missions et déplacements H/F

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DATE DE PUBLICATION14/10/2022 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURSERVICE DU PREMIER MINISTRE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
Paris
 SALAIRE
Non communiqué
VALABLE JUSQU'AU
14/12/2022

Poste

Présentation du service :

La direction des services administratifs et financiers du Premier ministre (DSAF) assure les missions d’administration générale destinées à fournir à l’ensemble des services du Premier ministre (SPM) les moyens de leur fonctionnement et de leurs activités.

Au sein de la sous-direction de la programmation et des affaires financières (SDPAFI), le bureau de la gestion financière et des déplacements (BGFD), composé de 21 agents, est organisé autour de 4 secteurs complémentaires : 

  • une section chargée des subventions, des frais de représentations, études et séminaires (6 agents) ;
  • une section chargée de la gestion des missions et des déplacements temporaires (9

agents) ;

  • une régie d’avances et de recettes (2 agents) ;
  • un pôle « performance et qualité » (2 agents).

Le bureau propose son offre de services pour une cinquantaines d’entités (cabinets ministériels, autorités administratives, services d’administration centrale) et est engagé dans une double démarche :

  • d’une part de mutualisation des fonctions financières au sein du périmètre SPM,

accroissant ainsi son activité,

  • d’autre part de modernisation de la chaîne de la dépense avec notamment des enjeux forts en termes de dématérialisation à différents niveaux (factures, circuits de gestion…) et avec de nombreux acteurs de la chaîne de la dépense.

 

Organisée sous la forme d’une plateforme, la section des missions et déplacements est composée de 9 agents. Elle est chargée d’assurer la gestion des déplacements des entités soutenues par la DSAF principalement dans l’outil Chorus DT.

 

Les missions :

Sous l’autorité et en lien avec le/la chef(fe) de section, il assure l’encadrement de 7 chargés de prestations voyage et supervise les activités suivantes :

- Animation, pilotage et coordination de l’activité des chargés de prestations de voyage,

- Contrôle et validation de tous les actes de gestion du processus déplacements : validation des ordres de missions et des états de frais dans l’outil Chorus DT, validation des bons de transport (hors Chorus DT), validation des demandes d’achat et validation des services faits dans l’outil Chorus Formulaire, supervision du contrôle de la facturation, ordonnancement des factures et états de frais ;

- Contrôle des dépenses réglées par les régies placées auprès des ambassades (dépenses de représentation et de fonctionnement engagées dans le cadre des visites ministérielles à l’étranger) et contrôle des mises à disposition de crédits aux ambassades ;

- Animation de la relation avec les services soutenus : reporting, diffusion de la politique voyage et conseils sur les modalités de sa mise en œuvre 

- Suivi des prestations délivrées par les prestataires sous contrat (déplacements professionnels temporaires et congés bonifiés). A ce titre, il est le principal interlocuteur « métier » des prestataires ;

- Accompagne la montée en compétences des chargés de prestations voyage (opérationnelle, outils,..)

- Conduite des analyses/expertises ponctuelles sur la performance de l’activité et de la politique voyage et contribue à la mise en place des textes réglementaires relatifs à la politique voyage des SPM

- participation au suivi de l’exécution budgétaire des frais de déplacement et à la consolidation des indicateurs de performance.

 

La plateforme a une obligation de service entre 8h30 et 19h qui fait l’objet d’un aménagement horaire de l’activité sur le créneau 18H-19H.

 

Le poste est situé au sein de la DSAF au 20 avenue de Ségur 75007. Un certain nombre de facilités sont offertes sur place aux agents : restaurant administratif, local à vélos et service réparation, salle de sport, crèche, conciergerie.

 

Fonctions télétravaillables dans le cadre de l’organisation déjà mise en place au sein du bureau

Profil

Expérience si possible de la gestion financière et en particulier de la gestion des déplacements temporaires.

 

Savoirs :

- Solide connaissance des règles de gestion comptable et budgétaire ;

- Expérience managériale ;

- Connaissance de l’outil Chorus DT ;

- Maîtrise des outils bureautiques ;

- Si possible, connaissance des marchés de voyagistes.

- Capacité de dialogue et sens de la diplomatie dans les relations internes et externes ;

- Rigueur budgétaire et comptable ;

 

Savoir-faire :

- Qualités rédactionnelles ;

- Méthode et rigueur comptable ;

- Qualités relationnelles, de dialogue et sens de la diplomatie ;

- Capacité d’analyse et de synthèse ;

- Etre force de proposition ;

- Aptitude à mettre en œuvre de nouvelles procédures et à accompagner le changement ;

- Capacité à travailler en transversalité.

 

Savoir-être :

- Discrétion ;

- Réactivité ;

- Sens de l’organisation ;

- Disponibilité.

 

Infos à cocher :

Catégorie B

Expérience de 3 ans minimum

Administration Centrale

Employeur

.      

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