Adjoint au chef du Service Gestion des Espaces F/H

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DATE DE PUBLICATION30/01/2024 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75005
 VALABLE JUSQU'AU
30/03/2024

Poste

CDD de 12 mois à pourvoir dès que possible 

Fonctions : Adjoint au chef du Service Gestion des Espaces  F/H 
Emploi-type : G3B47 - Gestionnaire logistique
Catégorie : A
Corps : Assistant ingénieur de recherche et formation      
BAP : G               

L’Adjoint au chef du Service Gestion des Espaces a pour mission de : 

  • Assister le chef de service : Assurer avec le chef de service le suivi de l’activité et la gestion administrative, ressources humaines et financière du service, participer à l’activité et aux projets du service 
  • Participer activement à la mise en place et au déploiement du nouvel outil de gestion des plannings 
  • Organiser le suivi de l’occupation des espaces du campus : Analyse des taux d’occupation des locaux, propositions d’amélioration et d’organisation des espaces du Campus Pierre et Marie Curie 
  • Assurer le suivi des équipements : Mettre en place des outils pour perfectionner et suivre les équipements des salles audiovisuelles 
  • Promouvoir les activités évènementielles du Campus Pierre et Marie Curie : Suivre et mettre en œuvre le plan de communication pour la promotion des espaces, démarcher les différents acteurs du milieu évènementiel (entreprises, collectivités, agences de communication, agences de presse, équipes de tournage, etc.) et leur présenter les espaces disponibles du Campus Pierre et Marie Curie et développer la valorisation des espaces de l’établissement 
  • Assurer la gestion des demandes évènementielles : Instruire les demandes de mise à disposition des locaux, gérer les demandes d’information (téléphone, courriels…), assurer toutes les demandes de prises de vues photos ou vidéos (film, série TV, documentaire…), accueillir et effectuer des repérages, visites des espaces aux organisateurs de colloques, séminaires, conférences, défilés…en interne et en externe et rédiger les conventions, les devis et états des lieux pour l’entrée et la sortie des locaux 
  • Suivre les recettes liées aux prestations évènementielles : Trouver des axes d’amélioration pour augmenter les recettes et rationaliser l’utilisation des locaux dédiés à l’évènementiel et être force de proposition de révision de la grille tarifaire 
  • Gérer les demandes en interne : Réservation d’espaces et d’équipements dans le cadre de l’organisation d’événements exceptionnels

Conduite de projets :   Oui
Encadrement :    Oui    0 A ; 5 B ; 30 C

Conditions particulières d'exercice : Contraintes de calendrier - Activité possible les soirs et week-ends - Déplacements éventuels

Profil

Connaissances :

  • Méthodologie de la logistique
  • Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité
  • Principe de fonctionnement des organisations
  • Connaissance générale de la règlementation ERP
  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Procédures de gestion des ressources humaines
  • Marchés publics 
  • Droit de la propriété intellectuelle
  • Législation sur l'écrit, l'utilisation de l'image 
  • Environnement et réseaux professionnels 
  • Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles :

  • Posséder des qualités rédactionnelles 
  • Élaborer un budget
  • Réaliser des évaluations et des bilans
  • Utiliser les outils bureautiques
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
  • Mobiliser et animer
  • Conduire une réunion
  • Savoir rendre compte 
  • Savoir planifier
  • Construire et faire vivre un dispositif d'évaluation de la performance
  • Communiquer et faire preuve de pédagogie
  • Adapter son comportement aux différents types de public
  • Optimiser les moyens à mettre en œuvre
  • Connaissance informatique réseau : TCP/IP

Savoir-être :

  • Sens de l’organisation 
  • Sens relationnel 
  • Sens de l’écoute du dialogue et de la négociation 
  • Sens de l’autonomie et prises d’initiative 
  • Dynamisme et adaptabilité

Diplôme réglementaire exigé - Formation professionnelle si souhaitable :

  •  DUT, BTS
  • Domaine de formation souhaité : logistique, gestion  

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction de la Logistique et de la Maintenance (DLM):
Placée sous l’autorité hiérarchique de la directrice générale adjointe de la faculté, la DLM compte 227 agents répartis en 8 services et 1 pôles. La DLM met en œuvre les ressources et moyens dédiés à l’exploitation et à la maintenance du parc immobilier, à la sécurité et à la sûreté des locaux, au soutien logistique et à la gestion des espaces des sites et campus de la faculté.  Elle assure l’exploitation du campus Pierre & Marie Curie et coordonne celle des sites extérieurs. Elle assure également la maîtrise d’ouvrage de certains travaux et la maîtrise d’œuvre sur les petites interventions.

Présentation du Service Gestion des Espaces (SGE):
Chargé de l’ouverture et de la fermeture des locaux, le service met à la disposition des usagers (interne ou externe) le matériel 

nécessaire. A la fin de chaque occupation de locaux, il a en charge de vérifier les équipements, de signaler tout incident technique, de contrôler la propreté, et de veiller à l’ordonnancement des lieux dont il a la responsabilité. Le service a aussi pour mission de promouvoir et planifier la réservation des salles, amphis, installations et espaces du campus à destination des personnels, des étudiants et des externes, au profit de séminaires, colloques, réunions, tournages, défilés (…).

Localisation :
Faculté des Sciences & Ingénierie
4 place Jussieu | 75252 Paris cedex 05 

Informations employeur

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CDD de 12 mois à pourvoir dès que possible 

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : [email protected]

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Adjoint au chef du Service Gestion des Espaces F/H

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