Adjoint au responsable de service accueil centralisé H/F

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DATE DE PUBLICATION23/08/2022 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURVILLE DE BRY SUR MARNE CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
BRY SUR MARNE
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
94360
 VALABLE JUSQU'AU
13/10/2022

Poste

Encadrer une équipe d’agent et faire le relai avec le responsable du service

Accueillir, renseigner, accompagner le public et traiter l’ensemble des demandes Assurer le suivi de la demande et clore le dossier.

L’agent est :

  • le lien entre le responsable accueil et l’équipe sur les différents pôles
  • l’ambassadeur de la mairie, il s’agit d’un véritable métier de communication, d’information et de service envers le public
  • polyvalent, il doit pouvoir répondre  et suivre toutes les demandes des clients
  • sous la responsabilité du responsable accueil et en relation opérationnelle avec les autres services de la Ville 
  • force de proposition pour toute amélioration de l’accueil (efficacité, ergonomie, confort du public, qualité de l’information publiée dans la base de connaissances…) 
  • alerte le responsable sur les dysfonctionnements et les besoins/demandes des clients en matière d’information ou de services nouveaux 

MIssions :

En collaboration avec le Chef de service :

  • Organiser et coordonner les activités du service.
  • Assurer le rôle de relais avec l’équipe, centralisation et transmission l’information
  • Gestion des conflits internes
  • Faire respecter les procédures
  • Gestion des plannings
  • Etre force de proposition sur les orientations à prendre en termes d’organisation du service pour  contribuer à la qualité des missions réalisées et le service rendu à la population
  • Participer à la polyvalence du service
  • Ouverture et fermeture du lieu d’accueil et du centre d’appels
  • Accueil du public et renseignement sur les questions traitées par les services de la mairie
  • Renseignement sur l’organisation et le fonctionnement des collectivités
  • Accompagnement, annonce et orientation des visiteurs 
  • Orientation du public vers les services de la ville, les organismes extérieurs si la réponse ne peut être délivrée à l’accueil
  • Application des procédures définies par les services  (Contrats de service)
  • Prise et transmission de message
  • Prise de RDV
  • Délivrance de documents administratifs
  • Diffusion des informations ou des documents par voie d’affichage ou libre-service et leur mise à jour
  • Encaissement pour le compte du Trésor Public de recettes diverses
  • Veille des diffusions sur les écrans (actualités)
  • Contrôle de la base de connaissances

 

  • Répondre aux courriers et courriels des administrés
  • Gestion de la boite mail accueil
  • Traiter les demandes d’attestation d’accueil
  • Traiter les demandes d’urgences pour les titres sécurisés
  • Tri et distribution du courrier entrant
  • Traitement des courriels de niveau 1
  • Collecte, tri et affranchissement du courrier sortant

 

Profil

Savoirs - faire (acquis ou à acquérir)

  • Connaissance en management
  • Connaissance de l’organisation et activité des services municipaux ; de l’organisation des collectivités territoriales
  • Respect des droits et devoirs du fonctionnaire (notamment le devoir de réserve)
  • Application des procédures du service
  • Maitrise de l’expression orale et écrite
  • Gestion des conflits
  • Connaissance des techniques d’accueil physique et téléphonique
  • Accueil de tout type de public
  • Identification, reformulation, gestion de la demande du client  et son degré d’urgence
  • Utilisation des outils de communication et de l’information (base de connaissances, intranet/internet, la vie à Bry, guide pratique…)

 

Savoir - être :

  • Qualité de manager
  • Bonne présentation générale (garant de l’image du service public)
  • « Avenant »
  • Ponctualité
  • Polyvalence
  • Organisation
  • Force de proposition
  • Curiosité
  • Esprit d’équipe
  • Sens de l’observation
  • Discrétion
  • Confidentialité
  • Patience
  • Neutralité
  • Réactivité
  • Flexibilité
  • Aptitude au changement

 

Employeur

Bry-sur-Marne est une ville de 17 000 habitants située dans l’est parisien. Elle est rattachée au territoire du Grand Paris « Paris Est Marne et Bois ». Desservie par les autoroutes A4 et A86 elle est également reliée à Paris par le RER A (20 minutes de Nation) et d’ici 2023 par la ligne 15 sud du Grand Paris Express.
Grâce à un cadre de vie préservé (10 ha d’espaces verts, bords de Marne aménagés) ses habitants profitent de son dynamisme et de ses équipements dans de nombreux domaines (éducation, culture, sport…).

 

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