Adjoint(e) Administratif Bureau des entrées - Service Economique

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DATE DE PUBLICATION09/11/2021 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEUREHPAD DE BEYNAT CATÉGORIEA
LIEUX DE TRAVAIL
BEYNAT
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
19190
 VALABLE JUSQU'AU
09/12/2021

Poste

◊ Secrétariat : - Réalisation de divers travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux de bord, compte-rendu, procès-verbaux de réunion, rapports...), tri, diffusion, classement, archivage - Participation à la procédure d’évaluation de l’EHPAD - Implication dans les différents projets institutionnels - Participation aux réunions de service et d’établissement - Organisation de la logistique relative à la préparation de salle et aux actions de l'institution - Organisation de son travail au sein d’une équipe administrative - Réception et traitement des messages électroniques liés à son domaine d’activité- En l’absence de l’agent d’accueil :  Gestion du standard téléphonique : réception des appels, prise de messages, orientation des appels vers les différents services, renseignements, transmission des communications et les messages  Réception, information et orientation des résidents, familles, fournisseurs, prestataires, intervenants extérieurs  Réception, traitement et diffusion des informations : enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission aux services, envoi du courrier- En l’absence du gestionnaire des ressources humaines :  Elaboration des contrats de travail des contractuels et des déclarations relatives  Déclaration d’accident de travail◊ Bureau des entrées : - Admission des personnes âgées en lien avec le/la cadre de santé - Elaboration des demandes d’aide relatives à l’admission des résidents (aide au logement, allocation personnalisée à l’autonomie…) - Tenue des registres des entrées et des sorties des résidents - Saisie de l'ensemble des mouvements des résidents dans le logiciel dédié - Remise des documents spécifiques à son domaine d'activités - Constitution, gestion du dossier administratif des résidents, tenue à jour les différents documents (listes, étiquettes, attestations d’assurance et autres…) au format papier et informatisé - Participation à la vie institutionnelle des résidents (gestion des élections du CVS, aide au maintien de leurs droits civiques…) - Suivi de l’activité (mensuel, trimestriel, semestriel) spécifique à son domaine : remplissage et envoi le cas échéant de diverses dossiers/documents, émission de listes, déclaration - Élaboration et mise en service des outils et / ou des méthodes spécifiques à son domaine d'activité - Fourniture des documents nécessaires aux différents intervenants - Gestion du Conseil de la Vie Sociale : préparation, tenue du dossier, suivi, élaboration de compte-rendu, enregistrement et participation à l'instance - Réalisation des déclarations de décès en mairie - Identification, recensement des besoins et des attentes des résidents, spécifiques à son domaine de compétences - Information et conseil aux usagers dans son domaine d'activité - Mise en place des actions de prévention des conflits et de traitement des réclamations - Entretien et mise en place des partenariats extérieurs - Participation à la réalisation d'enquêtes, au recueil / à la collecte de données relatives à son domaine d'activités - Représentation de l’établissement en cas de litige dans son domaine d’activités - Exécution et suivi de procédures et décisions administratives (y compris budgétaires et comptables), suivi des délibérations, conventions, arrêtés. - Archivage lié à son domaine d’activité - Participation à la mise à jour des documents de la loi de 2002 : contrat de séjour, règlement de fonctionnement, livret d’accueil◊ Service économique : recettes / dépenses - Facturation des frais de séjour et des recettes diverses - Mise en place des différents moyens de paiement règlementaires - Suivi des encaissements et des mouvements résidents (sortie, décès) en lien avec le Trésor Public - Dématérialisation des écritures et justificatifs - Traitement des cautions d’entrée et de sortie - Traitements des recettes diverses : repas du personnel, intervenants extérieurs et accompagnants, ESAT, P503... - Tenue de la régie de recettes - Mandatement des factures fournisseurs - Suivi et contrôle budgétaire en lien avec l’agent en charge de la gestion budgétaire - Préparation, suivi des investissements et immobilisations en lien avec les responsables de service - Réalisation et suivi des achats en lien avec les responsables de service - Suivi des contrats et conventions avec les fournisseurs et prestataires, hors ressources humaines - Réalisation et suivi des marchés publics, en lien avec le responsable du service concerné - Suivi des chantiers et expertises liés à l’établissement - Élaboration, mise en place et exploitation de tableaux de bord spécifiques au domaine d'activité - Traitement des litiges et des contentieux en lien avec les assurances, hors ressources humaines

Profil

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

Employeur

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