Adjoint(e) administratif(ve) - Institut de formation des aides-soignants

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

Vous aimez organiser, anticiper, jongler entre plusieurs dossiers tout en gardant le contact humain au cur de votre quotidien ?

Le Centre Hospitalier du Tonnerrois, recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour rejoindre son Institut de Formation des Aides-Soignants (IFAS).

De leur inscription jusqu'à leur diplôme, vous accompagnez administrativement les élèves tout au long de leur formation.
Rentrées, stages, dossiers scolaires, conventions, examens, relations avec les partenaires vous êtes l'un des points de repère de la vie de l'institut.

Votre quotidien avec nous :
En lien direct avec la Directrice de l'IFAS et l'équipe pédagogique, vous assurez le suivi administratif des promotions et participez au bon fonctionnement de l'institut.
Concrètement, vous serez amené(e) à :
- accueillir, renseigner et orienter les élèves, futurs élèves, intervenants et partenaires ;
- préparer les rentrées et assurer le suivi administratif des différentes promotions ;
- constituer, mettre à jour et suivre les dossiers scolaires et d'admission ;
- participer à la préparation administrative du Diplôme d'État d'Aide-Soignant ;
- organiser le suivi administratif des stages : recherche de places, affectations, conventions et suivi des retours ;
- élaborer les convocations, calendriers et différents documents nécessaires au déroulement des formations ;
- assurer le suivi administratif des bourses, rémunérations et prises en charge des élèves ;
- préparer les dossiers et documents nécessaires aux différentes instances et jurys ;
- assurer le lien avec les organismes et partenaires de l'institut ;
- participer à l'organisation des portes ouvertes et à la diffusion des informations auprès des partenaires ;
- contribuer au suivi de la démarche Qualiopi et aux différents bilans de l'activité ;
- assurer les comptes rendus, courriers, tableaux de suivi et autres documents administratifs nécessaires au fonctionnement de l'IFAS.

Vous utiliserez également plusieurs outils métiers et plateformes de suivi, notamment FORMEIS, THEIA, ATHENA, SOLTISS ou KAIROS.

Ce que nous vous proposons :
- Un poste à temps plein de 37h30 par semaine avec RTT, selon les dispositions applicables dans l'établissement.
- Une politique de formation continue, pour maintenir vos compétences, en développer de nouvelles et accompagner votre parcours professionnel.
- Une restauration sur place, directement au sein de l'établissement.
- Des ateliers bien-être, parce que prendre soin des autres, c'est aussi prendre soin de soi.
- Les prestations du CGOS, selon les conditions d'éligibilité.

Et parce qu'il est parfois difficile de choisir un poste à partir d'une simple annonce, nous vous proposons de venir découvrir le service et rencontrer l'équipe avant de vous engager.

Description du profil :

Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques, notamment Word et Excel, et maîtrisez la communication écrite et orale.
Une expérience en secrétariat est souhaitée.

Mais pour réussir sur ce poste, nous recherchons surtout une personne qui aime organiser, anticiper et garder le fil, même lorsque plusieurs dossiers avancent en même temps.

Vous êtes rigoureux(se), autonome et savez gérer les priorités.
Vous appréciez également le contact humain et le travail en équipe.

Et parce que vous serez amené(e) à manipuler des informations individuelles et administratives, discrétion et fiabilité font naturellement partie de votre façon de travailler.