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Adjoint.e en gestion administrative et financière H/F

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DATE DE PUBLICATION 09/04/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire
RECRUTEUR UNIVERSITE DE BORDEAUX   CATÉGORIE C
LIEUX DE TRAVAIL
BORDEAUX
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

L'université de Bordeaux est aujourd'hui la 3ème université française hors région parisienne. Internationale, pluri-disciplinaire et centrée sur la recherche, elle est un acteur majeur du territoire aquitain. Elle participe grâce à ses actions de formation et ses programmes de recherche à l'essor régional et au rayonnement économique et social d'un territoire en forte dynamique.

Près de 56 000 étudiants, 6 000 personnels, 4 collèges de formation et instituts de formation, 8 écoles doctorales, 88 laboratoires de recherche font la richesse de l'université de Bordeaux.

L'UFR de pharmacie propose des formations diversifiées et professionnalisantes, dans le domaine du médicament, des produits et des actions de santé. Nous disposons d’infrastructures récentes qui regroupent sur le site de Carreire, à proximité du CHU, l’ensemble de ses acteurs et des outils pédagogiques modernes (salles informatiques, plateformes pédagogiques, Espace Officinal Aquitain…). Le cadre de vie de la région est également un atout en termes d’attractivité. 

Son offre de formation, fortement interfacée avec le milieu socio-économique, couvre l’ensemble de la chaîne du médicament et des produits de santé.

Outre le cursus conduisant au Diplôme d’Etat de Docteur en Pharmacie, son offre de formation comprend également :

2 DES
1 DEUST
3 Licences-Pro
1 Master Sciences du médicaments  avec 8 parcours
9 DU et 1 DIU

L’UFR des Sciences pharmaceutiques compte environ 1200 étudiants et 120 personnels (enseignants-chercheurs, administratifs et techniques). Ses personnels enseignants sont très impliqués en recherche (équipes d’accueil, unités mixtes CNRS ou INSERM) et dans les missions du CHU de Bordeaux.

 

Poste

L'agent sera en charge de la gestion administrative et financière d'une voire plusieurs équipes pédagogiques de l'UFR :

  • Réaliser les engagements juridiques, constatation du service fait, suivi budgétaire, gestion des missions et des déplacements.
  • Participer aux travaux d'inventaires des immobilisations au sein de la composante.
  • Coordonner avec le Pôle immobilier et logistique les interventions au sein de l’UFR (demande d'intervention, suivi des demandes logistiques, ...).
  • Participer à la communication de la structure (Mise à jour du site internet en lien avec le collège santé, diffusion de support de communication, ...)

L'agent sera affecté au sein de l'administration de l'UFR dans une équipe de 5 personnels (dont le responsable administratif de l'UFR, N+1) sur le site de Carreire.

Descriptif des missions:

  • Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
  • Classer et archiver des documents
  • Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
  • Retranscrire des informations orales à l'écrit
  • Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
  • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
  • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière,...)
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
  • Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
  • Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité

Le cas échéant, activités associées :

  • Instruire les dossiers en vérifiant la régularité administrative et financière
  • Participer à la gestion administrative et financière de la structure
  • Alimenter des tableaux de bords, faire des extractions dans les systèmes d'information
  • Répondre aux demandes d'information des autres services et de l'extérieur
  • Gestion des dossiers des intervenants extérieurs (bénévoles et payants) et participer à leur suivi budgétaire des heures de cours complémentaires.

Profil

Savoirs :

  • Culture internet
  • Environnement et réseaux professionnels
  • Techniques d'accueil téléphonique et physique
  • Techniques d'élaboration de documents
  • Techniques de communication

Savoir-faire :

  • Accueillir et prendre des messages
  • Utiliser les outils bureautiques
  • Accueillir les populations concernées
  • Enregistrer et classer les documents
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
  • Rédiger des rapports ou des documents
  • Savoir rendre compte
  • Travailler en équipe
  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe 

Savoir-être :

  • Réactivité
  • Sens de l'organisation
  • Sens relationnel, travail en équipe
  • Discrétion
  • Respect de la confidentialité

Le cas échéant, expériences demandées :

Souhaitable : Gestion des immobilisations : Travaux d’inventaire, inventaires physiques, gestion des entrées et sorties d’inventaires (procédure de ventes, élimination, …).

Informations employeur

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CV et Lettre de Motivation à envoyer jusqu'au 9 mai 2019 à :
[email protected]

Rémunération

Groupe IFSE C2.

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