Adjoint en gestion administrative et financière F/H

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DATE DE PUBLICATION24/07/2020 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURUNIVERSITE DE BORDEAUX CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
BORDEAUX
 SALAIRE
Jusqu'à 20 000€

Employeur

Le Collège Sciences de la Santé a pour mission l'enseignement et la recherche dans le domaine de la santé au sens large : sciences fondamentales, sciences appliquées aux médicaments et produits de santé, biologie médicale, sciences de la vie santé publique, sciences de l'environnement, sciences médicales et sciences odontologiques.

Poste

Gestion administrative et financière des Masters AC2QMAPS et IPEP

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes

- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

- Classer et archiver des documents

- Retranscrire des informations orales à l'écrit

- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs, tableaux...), les reproduire et les diffuser

- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

- Répondre aux demandes d'information des autres services et de l'extérieur (candidats, fournisseurs…)

- Diffuser l'information en interne et en externe

- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure

- Participer à la gestion administrative et financière de la structure

- Saisie des engagements juridiques sur les SO spécifiques à la formation continue et formation initiale

- Réalisation des engagements juridiques, constatation du service fait, suivi budgétaire, gestion des missions et des déplacements.

 

- Gestion administrative des masters : réception et impression de documents, saisie des fiches SGSE et des notes, gestion des justificatifs d’absences, des convocations aux examens/entretiens…

- Gestion des emplois du temps (communication avec les intervenants et les étudiants, réservation des salles…)

- Gestion de la communication des masters (renseigner les candidats, communiquer avec les industriels, maîtres de stage, mise à jour du site internet : informations, articles, photos…)

- Gestion logistique d’événements ponctuels (rentrée, soutenances de thèses, cérémonie de remise des diplômes, congrès international, missions (enseignants et étudiants)… avec réservation des salles, transports, hébergements, repas…)

- Gestion des demandes de devis, des commandes, des réservations, de la réception des livraisons…

- Gestion de la taxe d’apprentissage (mise à jour de la liste des industriels, courriers de sollicitation /remerciement…)

Conditions particulières d'exercice :

Bureau partagé avec la responsable du master au CGFB

Profil

Savoirs :

- Culture internet

- Environnement et réseaux professionnels

- Techniques d'accueil téléphonique et physique

- Techniques d'élaboration de documents

- Techniques de communication orale et écrite

- Bonne maîtrise de l’anglais

Savoir-faire :

- Accueillir et prendre des messages

- Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel et Powerpoint indispensables)

- Accueillir les populations concernées

- Enregistrer et classer les documents

- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

- Rédiger des rapports ou des documents

- Savoir rendre compte

- Travailler en équipe

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Savoir-être :

- Réactivité

- Sens de l'organisation

- Sens relationnel

- Discrétion

- Respect de la confidentialité

Informations employeur

Afficher les informations

CV et lettre de motivation à transmettre jusqu'au 19/08/2020

Contrat CDD de 4 mois du 01/09/2020 au 31/12/2020 à mi-temps

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Adjoint en gestion administrative et financière F/H

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Civilite*

(Taille maximum : 1Mo – Type de fichier : pdf, doc(x), odt, rtf)

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