Adjoint en gestion administrative H/F

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DATE DE PUBLICATION31/07/2020 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURUniversité Paris-Saclay CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
Hauts-De-Seine
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Poste

Fonction : Secrétaire administrative et pédagogique

Métier ou emploi type : Adjoint en gestion administrative

Fiche descriptive du poste 
Catégorie : C
Corps : ADJAENES/ATRF
BAP : J

Affectation
Administrative : Département de Formation Continue/VAE/Alternance/EAD ; UFR Droit-Economie-Gestion ; Université Paris-Saclay

Géographique : Institut d’Entrepreneuriat et d’Innovation, 27 avenue Lombart, 92260 Fontenay aux Roses

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Sous la responsabilité du directeur FC/VAE/Alternance/EAD de la Faculté Jean Monnet et du/de la  responsable administratif/ive et financier/ière du département, le/la secrétaire pédagogique concourt au bon fonctionnement du département. 

Le suivi administratif et pédagogique des formations. Il ou elle est le premier point de contact pour les stagiaires ou les alternants, et le relais administratif pour les responsables de formation, et le premier interlocuteur privilégié des partenaires extérieurs.


Missions principales de l’agent : 
Il ou elle gère :
•    La préparation et la gestion des candidatures en lien avec les responsables de formation sur les plateformes de candidature.
•    La mise à jour des informations liées aux formations sur le site de la faculté Jean Monnet et de l’Université Paris Saclay.
•    La planification des entretiens et les contacts avec les candidats lors des phases de recrutement et de candidature.
•    L’inscription administrative et pédagogique des admis.
•    L’organisation des jurys de diplômes
•    L’organisation des examens des formations en présentiel et en distanciel.
•    L’édition et la distribution des documents de formation.
•    Les emplois du temps des formations et la réservation des salles, en coordination avec le responsable de chaque formation et l’équipe pédagogique.
•    L’organisation des réunions présentielles et distancielles.
•    La planification et l’organisation logistique des événements au sein de chaque formation (réunion de rentrée, rencontre métiers, rencontres avec les partenaires entreprises, remise de diplômes, etc.)
•    Les contacts avec les partenaires institutionnels et privés.
•    L’édition et la collecte des feuilles de présence (gestion de l’assiduité) et leur transmission.
•    La gestion des dossiers RH des vacataires et le suivi des heures d’enseignement.
•    La coordination administrative et pédagogique avec les établissements partenaires 
•    L’administration des enquêtes qualité des formations et le recueil des synthèses effectuées par les responsables de formation.
•    La base documentaire des formations.

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc…) : 
Nous recrutons deux personnes dont une à temps partiel (70%)
Encadrement : NON                                       Nb agents encadrés par catégorie : 0A - 0B – 0C
Conduite de projet :NON
 


 

Profil

Connaissance, savoir :
Les agents recherchés devront avoir les connaissances, savoirs correspondants au niveau de diplômes et expériences suivantes :
•    BEP secrétariat ou niveau équivalent avec expérience 3/4 ans mini.
•    BAC pro secrétariat ou de gestion avec expérience 2 ans mini.
•    BAC + 2 assistant(e)de gestion ou de direction avec expérience 1 an mini.
•    Et/ou expérience souhaitée dans un poste administratif ou en entreprise de 2/3 ans.

Savoir-faire :
-    Bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse.
-    Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, etc.), des outils de communication à distance, et capacité à se former sur de nouveaux outils. La maîtrise des logiciels métier est un plus.
-    Capacité à travailler en équipe

Savoir-être : 
-    Bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse.
-    Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, etc.), des outils de communication à distance, et capacité à se former sur de nouveaux outils. La maîtrise des logiciels métier est un plus.

 

Informations employeur

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Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par mail à : [email protected]; ET [email protected]

Date limite de candidature : 26/08/2020
Date de prise de fonction : 15/09/2020
 

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Adjoint en gestion administrative H/F

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