Adjoint en gestion de scolarité – Secrétariat pédagogique des Masters et concours F/H

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DATE DE PUBLICATION02/12/2021 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75005
 VALABLE JUSQU'AU
02/02/2022

Poste

(réf.FDLL41)

Mission :

Sous la responsabilité de l’adjointe à la responsable administrative, la gestionnaire pédagogique doit gérer des dossiers des étudiants de l’inscription pédagogique à la saisie des notes sur Apogée pour les étudiants des Masters de Portugais et d’Espagnol Professionnel, Recherche, LEA, Non-spécialistes et Agrégation.

Activités principales :

  • Assurer l’accueil et l’information des étudiants et des enseignants
  • Gérer les dossiers des étudiants de l’inscription pédagogique à la saisie des notes sur Apogée pour les étudiants des Masters de Portugais et d’Espagnol Professionnel, Recherche, LEA, Non-spécialistes et Agrégation
  • Effectuer la préparation et le suivi des sessions d’examens pour ces mêmes Masters
  • Gérer les enseignants du Master Professionnel

 

Réception téléphonique et individuelle des étudiants :

  • Renseignements, conseil et orientation
  • Gestion du courrier électronique et postal
  • Préparation de la rentrée : mise à jour des brochures des Masters et des Concours de l’enseignement d’espagnol, pour la partie Faculté de Lettres et des non spécialistes en collaboration avec l’adjointe à la Responsable administrative et les enseignants chargés des Masters et Concours
  • Élaboration des fiches horaires de ces mêmes Masters
  • Gestion des dossiers : inscriptions pédagogiques des étudiants des Masters de Portugais et d’Espagnol Professionnel, Recherche, LEA et Non-spécialistes sur le logiciel Apogée et édition de listes par groupe pour les enseignants
  • Paramétrage de la saisie des notes à distance et support auprès des enseignants
  • Saisie des notes sur Apogée des étudiants non spécialistes ou de LEA
  • Préparation des sessions d’examens (planning, réservation des salles, diffusion des calendriers aux étudiants) et des jurys de délibération (édition des procès-verbaux)
  • Gestion du Master professionnel : planning des cours, saisie des états de service des enseignants et de leurs arrêtés de paiement. Préparation des dossiers financiers du voyage annuel d’études et participation à la journée de rencontres professionnels/étudiants.


Le cas échéant autres activités du poste :

  • Concevoir des supports de communication

Encadrement : NON

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
  • Notions de base en gestion de scolarité

Savoir-faire :

  • Organiser les différentes étapes de l’année universitaire
  • Utiliser les outils bureautiques
  • Maitriser l’application APOGEE
  • Planifier son travail
  • Proposer des améliorations
  • Travailler en équipe

Savoir-faire transversaux :

  • Informer et rendre compte à sa hiérarchie
  • Rechercher l’information, la vérifier et la classer
  • Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

  • Excellent relationnel
  • Réactivité
  • Disponibilité
  • Autonomie
  • Organisation et Rigueur

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.
Sorbonne Université, principalement située au coeur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.
Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Médecine » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en oeuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :

L’UFR d’Etudes ibériques et latino-américaines de la Faculté de Lettres a pour vocation l’étude et l’enseignement des langues, littératures et civilisations des mondes ibériques (Espagne, Portugal) et ibéro-américains (Amérique hispanique et Brésil), du Moyen Age au XXe siècle. Il propose également un enseignement de Catalan dispensé au Centre d’Etudes Catalanes. L’UFR est située à Paris (5ème arrondissement), mais une partie des enseignements est dispensée au Centre Universitaire de Clignancourt.

Présentation du service :

Le secrétariat pédagogique assure aux étudiants et aux enseignants les conditions matérielles et pédagogiques nécessaires au bon déroulement des enseignements.

En partenariat avec les autres instances administratives de l’Université sous la responsabilité du Directeur et de la responsable administrative, il assure l’organisation administrative de toutes les étapes de l’année universitaire.

Localisation :

Institut d’Etudes Hispaniques – 31 rue Gay Lussac – 75005 Paris

 

Informations employeur

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CDD de 1 an

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : [email protected]

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