Agent administratif H/F

Votre pôle / direction

Au sein du pôle éducation, maintenance et construction, la direction des bâtiments assure la construction et l’entretien des bâtiments départementaux, avec une volonté de qualité et de durabilité : collèges publics, établissements culturels, sportifs, sociaux et administratifs. Elle œuvre à l’amélioration de la performance énergétique des 98 collèges publics, qui représentent les 2/3 de ses surfaces bâties.

Son action s’inscrit dans une politique d’investissement ambitieuse au profit de l’attractivité des Hauts-de-Seine. La construction d’une dizaine de collèges, la construction du musée du Grand Siècle à la caserne Sully, l’aménagement du stade Yves-du-Manoir à l’occasion des JOP 2024 et la construction de deux centres aquatiques à Antony et Sèvres, figurent parmi les projets phares de la direction.

En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.

Votre rôle

Au sein du secrétariat du service Programmation et Pilotage, les missions principales de ce poste sont d’assurer un appui transversal aux équipes techniques dans le cadre de l’élaboration, du suivi des projets et de contribuer à la coordination logistique, à la gestion documentaire, au suivi des marchés et à la qualité des processus internes, en lien avec les architectes, ingénieurs et techniciens du service. Ce secrétariat participe également à des projets transverses et à l’amélioration continue des outils et méthodes de travail.

Vos missions

Gestion administrative et logistique du service

• Rédaction, mise en forme et diffusion de courriers, notes, comptes rendus.
• Suivi du courrier entrant/sortant (papier et FLOWER), classement et archivage numérique.
• Mise à jour des bases de données internes (prestataires, marchés, congés, etc.).
• Gestion des fournitures, commandes et demandes de matériel.

Appui à l’organisation des activités du service

• Gestion des agendas partagés, organisation de réunions (convocations, logistique, préparation de salles).
• Suivi des plannings d’absences, déplacements professionnels, visites de site, …
• Accueil physique et téléphonique, orientation des interlocuteurs internes et externes.

Soutien aux unités techniques

• Préparation de dossiers administratifs pour les projets (collecte de pièces, mise en forme, relances).
• Suivi de tableaux de bord liés à l’exécution des marchés ou à l’avancement des projets.
• Participation à la constitution des dossiers administratifs de programmation (diagnostics, plans, CR de visites).
• Appui au suivi administratif des prestataires (répertoire, courriers, relances, suivi des pièces administratives).

Contribution à la qualité et à la traçabilité

• Participation à la formalisation et au suivi des procédures internes (modèles, checklists, guides, archivage).
• Suivi des échéances administratives (contrats, conventions, marchés).
• Préparation et traitement administratif des dossiers pour audits, contrôles ou bilans d’activité.
• Participation à des projets transverses du service
• Projets RH, qualité ou communication du service.
• Supports de communication interne (notes, synthèses, présentations).
• Groupes de travail internes (évaluation, amélioration continue, outils collaboratifs…)