Agent administratif

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

CDD d'1 an, renouvelable

L'agent de gestion administrative réalise les activités administratives, dans le respect des règles et procédures définies.
Il reçoit, renseigne et oriente les usagers vers l'interlocuteur recherché.
Il répond aux appels téléphoniques, renseigne le public et/ou oriente les appels téléphoniques.
Il organise le traitement et la circulation de l'information et des documents.
Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
Il suit et gère les processus administratifs et les dossiers confiés.

--> ACTIVITÉS

ACCUEIL-SECRETARAIT-ADMINISTRATIF
Accueil et renseignement du public (résidents, professionnels, familles, protecteurs juridiques, personnes extérieures à l'établissement.
)
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Préparation des instances (salle, dossier)
Suivi du plan de formation
Recueil, saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers
Reproduction et diffusion de documents et compte-rendu
Traitement des demandes d'admission sur la plateforme Viatrajectoire
Prise de rendez-vous, gestion des agendas

COMPTABILITE
Enregistrement sur le réseau des factures fournisseurs reçues (courrier, mail, plateforme CHORUS)
Classement des factures
Facturation des frais d'hébergement des résidents
Relation avec le Conseil Départemental et le Trésor Public
Contribuer à la mise en uvre de la politique d'achats et de suivi des marchés

QUALITE ET GESTION DES RISQUES
Participation aux plans annuels (canicule, grippe, COVID)
Gestion des plaintes et réclamations
Référente Gestion Electronique des Documents : traitement ; diffusion, classement et archivage des protocoles

INSTANCE
Préparation du Conseil de la Vie Sociale, rédaction du compte-rendu

GESTION ADMINISTRATIVE DES RESIDENTS
Gestion d'une admission (informatique, physique et administrative)
Participer à l'élaboration des projets personnalisés d'accompagnement des résidents.
Gestion et suivi des dossiers résidents : traitement des données nécessaires à l'identification des résidents et à la facturation de leur séjour
Lien avec les familles et les représentants légaux