Agent(e) d’accueil et de gestion administrative et financière

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

L'Ehpad Simon Violet Père de Thuir recrute un(e) agent(e) d'accueil et de gestion administrative et financière sur un poste vacant afin de rejoindre son équipe et d'assurer l'accueil des résidents, des familles et des professionnels, ainsi que le suivi administratif et financier des dossiers des résidents.
Vos missions
Accueil et relation avec les résidents et les familles
Assurer l'accueil téléphonique et physique des résidents, des familles, des visiteurs et des intervenants extérieurs.
Informer, orienter et accompagner les résidents et leurs familles dans leurs démarches administratives.
Rédiger les courriers et documents administratifs à la demande des résidents.
Assurer la réception et la distribution des colis et du courrier.
Gérer les courriers entrants et sortants : enregistrement, affranchissement, suivi et diffusion.
Assurer le suivi et le renvoi des courriers destinés aux familles, résidents et représentants légaux.
Accompagner physiquement les résidents ou les familles au sein de l'établissement lorsque cela est nécessaire.
Gérer la messagerie de l'établissement.
Assurer la gestion des clés et des téléphones des chambres des résidents.
Tenir à jour les mouvements journaliers et mensuels des résidents.
Assurer la gestion de la boîte aux lettres.
Veiller à l'approvisionnement de l'espace d'accueil et des espaces dédiés aux visites (blouses, masques, registre, solution hydroalcoolique, questionnaires).
Gestion administrative des dossiers des résidents
Assurer la gestion des demandes d'admission pour les résidents permanents, temporaires et les accueils de jour.
Réceptionner, enregistrer et assurer le suivi des dossiers de demande d'admission.
Tenir et mettre à jour la liste d'attente.
Assurer le suivi des demandes via Via Trajectoire.
Contacter les familles ou personnes référentes afin de recueillir les informations et pièces complémentaires nécessaires.
Préparer les dossiers en vue de leur présentation en commission d'admission.
Informer les demandeurs de l'avis rendu par la commission.
Archiver les dossiers non retenus ou annulés.
Organiser les admissions en lien avec le référent familial et les différents professionnels de l'établissement.
Réceptionner les futurs résidents et leurs familles afin de présenter les démarches, remettre les documents nécessaires et organiser leur entrée.
Recueillir les pièces administratives
Assurer la création et la mise à jour des dossiers dans les logiciels professionnels (CPAGEI, Résid EHPAD, Net Soins).
Le jour de l'admission, assurer l'accueil du résident et de sa famille, récupérer les documents nécessaires et assurer la transmission des informations aux équipes.
Numériser et transmettre les pièces administratives nécessaires aux différents services et organismes concernés.
Facturation
Assurer la facturation des frais de séjour des résidents.
Veiller au suivi administratif des éléments nécessaires à la facturation.
Secrétariat et gestion documentaire
Participer aux enquêtes et recueils d'informations de l'établissement/statistiques.
Assurer le tri, le classement, l'archivage et l'affichage des documents.
Assurer la gestion et la mise à jour de la distribution des journaux Indépendant.
Organiser la diffusion des informations et documents auprès des différents services, notamment auprès des veilleurs.
Profil recherché
Vous êtes une personne organisée, rigoureuse, accueillante et à l'écoute, avec un réel sens du service et du contact humain.
Vous appréciez le travail auprès des personnes âgées et savez faire preuve de bienveillance, discrétion, patience et diplomatie, notamment dans les échanges avec les résidents et leurs familles.
Vous êtes à l'aise avec les tâches administratives, la gestion de dossiers, la facturation et les outils informatiques.
Vous savez prioriser vos missions, respecter la confidentialité des informations et travailler en collaboration avec les différents professionnels de l'établissement.
Une expérience dans le secteur médico-social, en EHPAD ou dans un poste d'accueil/secrétariat administratif/facturation, serait appréciée.
Les qualités indispensables
Sens de l'accueil et du service
Excellent relationnel
Écoute et bienveillance
Organisation et rigueur
Autonomie et capacité à gérer les priorités
Discrétion et respect de la confidentialité
Aisance rédactionnelle et informatique
Esprit d'équipe

CDD renouvelable