Assistant administratif chargé d’accueil, de gestion administrative et technique du bâtiment (en binôme) H/F

Silver innov’ recrute, dans les meilleurs délais:

Un / une assistant(e) administratif(ive) chargé (e) d’accueil, de gestion administrative et technique du bâtiment (en binôme)

Cadre d’emplois des adjoints administratifs

Poste basé à Ivry sur Seine

L’équipe de Silver innov est constituée de 5 personnes, qui ont en charge la gestion de bâtiment, l’animation et l’accompagnement des entreprises. Ainsi, le /la assistant(e) administratif(ive) travaillera aussi en transversalité avec les autres membres de l’équipe.

Le pôle accueil /administratif /technique est organisé en binôme étroit entre les deux personnes, qui ont des profils / compétences complémentaires et qui alternent sur deux postes de travail :

• poste installé à la borne d’accueil situé dans le hall du bâtiment,
• poste installé dans un bureau partagé.

MISSIONS :

Accueil physique et téléphonique

• Accueil et orientation des visiteurs, prestataires et livreurs.
• Prise et retransmission de messages téléphoniques.
• Gestion et distribution du courrier arrivé (postal et électronique), des recommandés, colis postaux et livraisons.
• Gestion de l’ouverture et de la fermeture de l’accueil, avec mise sous alarme.

Gestion administrative / Participation au fonctionnement de la structure, en binôme avec la deuxième chargée d’accueil et assistante administrative

• Rédaction et suivi de certains actes administratifs de Silver innov’ (courriers, conventions d’hébergements des sociétés, conventions de domiciliation, devis et conventions de locations d’espaces…).
• Suivi des marchés publics de Silver innov’ en lien avec le service Marchés de l’EPT Grand-Orly Seine Bièvre (assistance à la rédaction des parties concernant Silver innov’...).
• Gestion de l’installation et du départ des entreprises hébergées : gestion administrative des conventions, gestion des badges d’accès, état des lieux.
• Gestion des plannings de réservation des différents espaces (prise de réservation de salle de réunion, installation du matériel…).
• Gestion des stocks (fournitures administratives, matériels et denrées alimentaires).
• Participation à la mise en place des événements organisés par Silver innov’.
• Suivi logistique des manifestations organisées sur site.
• Participation à la communication de Silver innov’ : réseaux sociaux, site internet (selon appétence).
• Archivage.

Gestion technique du site / Participation au fonctionnement de la structure, en binôme avec la deuxième agente administrative

• Mise en place de matériel (téléphone, switch) lors de l’installation de sociétés et configuration simple.
• Suivi des contrats de prestataires (entretien et fonctionnement du bâtiment), ainsi que de leur bonne exécution.
• Intervention de premier niveau en cas d’urgence et gestion des prestataires en cas de dysfonctionnement d’un équipement.
• Identification de prestataires potentiels si besoin, et analyse comparative de devis.