Assistant administratif - Correspondant financier - Régisseur H/F

Au sein du Cabinet du Maire, sous l’autorité de la Directrice de Cabinet et de la Responsable administrative et financière, vous êtes en charge de la gestion financière, la gestion des salles municipales et de la régie de recette qui y est rattachée, ainsi que la gestion des régies d’avance Ville et CAPM.

Gestion financière : en lien avec la responsable administrative et financière

• Contribuer à l’élaboration du budget M57 à chaque étape (BP, BS, DM)
• Saisir les bons de commande
• Suivre les abonnements presse
• Suivre et renouveler l’abonnement stationnement Ville de Paris
• Réceptionner, vérifier et liquider les factures
• Suivre le budget
• Etablir les virements de crédits si nécessaire

Gestion des salles municipales (7 salles) et de la régie de recette 

• Enregistrer les réservations
• Etablir et transmettre les plannings
• Dresser les arrêtés, décisions et conventions et les transmettre au contrôle de légalité (CDCFAST)
• Faire parvenir aux usagers les documents administratifs et financiers liés à leur réservation (convention, reçu du Trésor Public…)
• Vérifier, en lien avec les gardiens, la bonne utilisation des salles et faire établir les états des lieux d’entrée et de sortie.

Gestion des régies d’avance Ville et CAPM 

• Procéder aux remboursements des frais du Maire, des élus et des agents du Cabinet
• Etablir et transmettre les demandes de reconstitutions de régies au référent comptable
• Vérifier et suivre les comptes bancaires
• Contrôler les caisses.

Missions secondaires 

• Répondre aux appels téléphoniques et relayer les informations
• Assurer la gestion des demandes de réservation des salles « Mairie » en l’absence du gestionnaire habituel
• Procéder à l’enregistrement et la diffusion du courrier en l’absence du gestionnaire en charge.