Assistant administratif en charge de l’accueil de la DRH

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DATE DE PUBLICATION04/07/2022 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURVILLE DE ROSNY SOUS BOIS CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
ROSNY SOUS BOIS
 SALAIRE
De 20 000€ à 30 000€
CODE POSTAL
93110
 VALABLE JUSQU'AU
04/09/2022

Poste

L’assistant administratif en charge de l’accueil de la DRH assure l’accueil physique et téléphonique de la DRH.

Il gère le courrier entrant et sortant de la Direction.

Il assure des missions de secrétariat pour la conseillère en prévention.

Il donne un premier niveau d’information lorsque la Direction est sollicitée ou remet les formulaires nécessaires aux agents.

Il a en charge la mise à jour du chatbot RH (en s’appuyant sur les référents pour l’alimenter).

L’équipe administrative de la DRH est composée de 2 autres personnes : une assistante de Direction et une assistante recrutement. L’assistant administratif en charge de l’accueil peut être amenée à les remplacer sur certaines de leurs missions en cas d’absence.

Missions principales :

Accueil physique et téléphonique de la DRH

  • Informer et orienter
  • Délivrer un 1er niveau d’information (en s’appuyant sur le chatbot RH) et si besoin prendre les messages
  • Réalisation de statistiques liées à l’accueil
  • Gestion de la documentation en libre-service à l’accueil
  • En cas de nécessité, délivrer les volets accident de travail et enregistrer l’accident de travail
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique 3 jours par mois du service carrière, paie et temps de travail qui est fermé afin de réaliser la relecture de la paie

Gestion du courrier de la Direction

  • Gérer et enregistrer l’ensemble du courrier entrant et sortant de la Direction
  • Réceptionner et transmettre les actes RH
  • Vérifier les parapheurs (orthographe, charte des écrits, signataires, …)
  • Assurer la diffusion auprès des services concernés
  • Suivre le flux des fiches d’avis
  • Transmission des courriers dématérialisés et enregistrés sur Legalbox aux services concernés
  • Faire signer les arrêtés à l’accueil, les enregistrer sur différents tableaux, les classer et alerter si l’agent concerné ne se présente pas

Assistanat ponctuel en l’absence de l’assistante de Direction ou de l’assistante recrutement

  • Gestion de l’agenda de la Directrice
  • Prise de RDV
  • Constitution de dossiers de recrutement
  • Appui logistique lors de la préparation des instances paritaires

Gestion des fournitures et du photocopieurs

  • Recenser les besoins de la Direction
  • Réaliser les bordereaux de commande
  • Gestion des stocks, rangement et distribution des fournitures
  • Assurer le rôle de référent pour l’utilisation du photocopieur

Suivi des grèves

  • Assurer une veille des mouvements de grève annoncés (ponctuel ou mensuel)
  • A la veille d’un mouvement de grève, envoyer un message de recensement à tous les responsables
  • Assurer le suivi de ce recensement
  • Communiquer l’état des grévistes

Assistanat de la conseillère en prévention

  • Assurer des missions d’assistanat administratif en appui de la conseillère en prévention. Par exemple, assurer les convocations aux formations organisées en intra et s’assurer de la présence des agents concernés.

Autres missions ponctuelles

  • Réaliser les cartes professionnelles
  • Réaliser et fournir les billets de congés annuels SNCF

Profil

Diplôme(s) ou formation(s) obligatoire(s)

  • Bac secrétariat ou équivalent

 

Diplôme(s) ou formation(s) souhaité(es)

  • Bac +2 en secrétariat ou en gestion des ressources humaines

 

Connaissances :

  • Avoir une parfaite maîtrise de la grammaire et de l’orthographe

 

Compétences techniques :

  • Maîtriser les logiciels de bureautique : Word, Excel, Outlook
  • Savoir utiliser les logiciels propres à la Direction des ressources humaines de la Ville : Ciril RH et le logiciel de gestion des courriers dématérialisés
  • Maîtriser les techniques de secrétariat
  • Posséder des techniques d’accueil

 

Compétences comportementales :

  • Excellentes qualités relationnelles
  • Faire preuve de rigueur
  • Faire preuve d’autonomie
  • Faire preuve de réactivité
  • Savoir s’organiser et prioriser les urgences
  • Savoir travailler au sein d’une équipe
  • Etre respectueux des obligations de discrétion et de confidentialité

 

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Employeur

 Rattachée à la Métropole du Grand Paris (MGP) et à l’établissement public territorial Grand Paris Grand Est (GPGE), Rosny-sous-Bois compte 45 000 habitants, gère un budget de près de 100 millions € et emploie plus de 1 100 agents.

La ville est à la fois résidentielle et active avec, notamment, les centres commerciaux Rosny 2 et Domus qui ont un rayonnement régional. Elle comprend 25% de logements sociaux et trois quartiers inscrits en politique de la ville. Desservie par les autoroutes A86, A3 et A103, elle est reliée à Paris par le RER E (19 minutes de Saint-Lazare). Territoire de projet à fort potentiel, elle sera reliée au métro d’ici 2022 (prolongation de la ligne 11), ainsi qu’au Grand Paris Express d’ici 2025 (ligne 15 Est).

Informations employeur

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