Assistant administratif et financier du Service Vie Etudiante F/H

  • Partager
  • Envoyer à un ami
  • Imprimer
DATE DE PUBLICATION26/03/2024 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75005
 VALABLE JUSQU'AU
26/05/2024

Poste

Fonctions : Assistant administratif et financier du Service Vie Étudiante

Catégorie : B

Corps : Technicien de recherche et de formation

BAP : J

Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

 

Missions :

Rattaché à la responsable du service, l’assistant administratif et financier assure 3 missions bien distinctes :

  • Gestion administrative et financière de la Maison de la Vie Étudiante : suivi du budget tout au long de l’année en lien avec la responsable, traitement administratif des commandes et des factures correspondant aux activités du service (matériel, fournitures, prestations de service, événements, etc.), suivi des tableaux de bord afin d’assurer une veille continue des dépenses du service, traitement des documents administratifs liés aux questions RHs, suivi et vérification de l’avancement des paiements, secrétariat de l’équipe de direction, gestion du courrier.
  • Gestion et suivi des dispositifs d’aides sociales et associatives : Réception des dossiers de demande, préparation administrative et financière des dossiers, préparation et mise en place des commissions, établissement des PV des commissions et des tableaux de validation des aides accordées, gestion financière du versement des aides.
  • Gestion et suivi des emplois-étudiants : Réception des dossiers de demande de recrutement et mis en conformité, retranscription des demandes et transmission aux ressources humaines, réception et vérification des déclarations horaires, retranscription et suivi, transmission aux ressources humaines, suivi des enveloppes financières de chaque structure. Mise en place des temps de rencontre des emplois-étudiants et des diverses réunions. Contact et suivi des étudiantes et étudiants.

 

Elle/Il participe à l’organisation de différents évènements.

Elle/Il participe en outre aux autres activités du service.

 

Activités principales :

  • Accueillir et accompagner les étudiants.
  • Réaliser les opérations de gestion administrative et financière courante
  • Saisir et mettre à jour des bases de données et tableurs dédiés à la gestion et au suivi financier
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, attestations provisoires…), les reproduire et les diffuser
  • Retranscrire des informations orales à l'écrit
  • Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
  • Traiter et diffuser des informations internes et externes
  • Participer aux opérations du service, assister la responsable du service
  • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
  • Classer et archiver des documents
  • Organiser des réunions, temps de rencontre et commissions/jurys
  • Participer à l’organisation de manifestations organisées par le service de la vie étudiante.

 

Encadrement : NON

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France ;
  • Connaître l’université, ses composantes et services ;
  • Connaître et aimer travailler avec le milieu associatif, les étudiants et l’ensemble des acteurs ;
  • Avoir le goût des contacts tant avec les étudiants que l’ensemble des acteurs ;

Savoir-faire :

  • Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point) avec une expertise sur Excel souhaitée ; connaissance du logiciel SIFAC souhaitée.;
  • Appliquer des procédures administratives ;
  • Tenir à jour des bases de données et d’information ;
  • Classer et archiver des documents ;
  • Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique ;
  • Structurer son travail.

Savoir être :

  • Aptitude à travailler en équipe ;
  • Autonomie, méthode et rigueur ;
  • Sens de l'organisation et de la coordination ;
  • Très bonnes capacités relationnelles.
  • Accueillir ; informer ; faire preuve de patience ; savoir écouter ; savoir organiser

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

 

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

 

Présentation de la Direction :  

Le Service de la vie étudiante, rattachée à la Direction des Formations et de la Vie Étudiante de la Faculté des Sciences et Ingénierie, répond aux objectifs suivants :

  • Accueillir, informer, accompagner l’étudiant et développer les services proposés aux étudiants
  • Impliquer les étudiants dans la vie de l’établissement (vie démocratique, culturelle, associative…)
  • Contribuer à l’animation des campus et en faire des lieux d’échanges et de culture partagée – développer l’offre culturelle en direction des étudiants ouverte à tous
  • Renforcer les interactions tant avec les services de vie étudiante de l’université que les acteurs locaux – coordonner l’offre
  • Participer à la construction de Sorbonne Université

 

Équipe : Le Service de la vie étudiante est une équipe de 14 agents (3 A, 8 B,3 C).

Localisation : Faculté des sciences et ingénierie de Sorbonne Université. Maison de la vie étudiante, patio 23/34, Campus Pierre et Marie Curie.

Informations employeur

Afficher les informations

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée (sous la référence DFVE-4-RE25) en cliquant sur le bouton Postuler

POSTULER À L'OFFRE
Assistant administratif et financier du Service Vie Etudiante F/H

Vous avez déjà un CV Emploi Public ? Postulez avec votre compte

* : éléments obligatoires

Civilite*

(Taille maximum : 1Mo – Type de fichier : pdf, doc(x), odt, rtf)

Les informations à caractère personnel recueillies font l’objet d’un traitement par Emploipublic.fr du Groupe Moniteur RCS Nanterre B 403 080 823. Elles sont nécessaires entre autres, à la création de votre compte et sont enregistrées dans nos fichiers. Groupe Moniteur ou toutes sociétés du groupe Infopro Digital pourront utiliser ces fichiers afin de vous proposer des produits et/ou services analogues. Pour exercer vos droits, vous y opposer ou pour en savoir plus : Charte des données personnelles.

Offres d’emploi similaires à Assistant administratif et financier du Service Vie Etudiante F/H

SORBONNE UNIVERSITE

Chef de projet du GREC francilien F/H

Contractuel, CDD | 24/04/2024 | SORBONNE UNIVERSITE

SORBONNE UNIVERSITE

Chargé de mission - Contribution Vie Étudiante et vie de Campus (CVEC) F/H

Contractuel, CDD | 23/04/2024 | SORBONNE UNIVERSITE

SORBONNE UNIVERSITE

Chargé d'aide au pilotage F/H

Titulaire, Contractuel, CDD | 22/04/2024 | SORBONNE UNIVERSITE

Les informations à caractère personnel recueillies font l’objet d’un traitement par Emploipublic.fr du Groupe Moniteur RCS Nanterre B 403 080 823. Elles sont nécessaires entre autres, à la création de votre compte et sont enregistrées dans nos fichiers. Groupe Moniteur ou toutes sociétés du groupe Infopro Digital pourront utiliser ces fichiers afin de vous proposer des produits et/ou services analogues. Pour exercer vos droits, vous y opposer ou pour en savoir plus : Charte des données personnelles.