Assistant administratif et financier F/H

La Cellule Administrative et Financière rattachée à la Direction des services techniques de la Mairie de Vienne recrute un assistant administratif et financier (F/H) chargé(e) d'assurer la gestion administrative, juridique, financière de la direction, en référence aux cadres règlementaires et aux procédures internes.

Au sein d'une équipe de 3 agents, vos missions seront les suivantes:

Gestion budgétaire et comptable pour les services rattachés à la DGA en lien avec la direction des finances

• Aide à la préparation des documents budgétaires en lien avec les services (SITU Budgétaire pour prépa BP, DM, virements de crédits)
• Appliquer les procédures d’exécution et de contrôle budgétaire et traiter les pièces comptables
• Assurer le suivi des impayés et de la liquidation des recettes
• Participer au suivi et à l’actualisation du Programme Pluriannuel d’Investissement des services
• Participer au suivi des investissements des services (programmation de travaux, planning…)
• Assurer les relations avec les services et fournisseurs (réponse, relances)
• Rapprochement des factures
• Suivre les délais de règlement
• Gestion des remboursements des frais de déplacement
• Accompagnement et soutien aux services

Instruction et suivi de l’exécution financière des marchés publics en lien avec la direction des finances et le service commun des marchés

• Participer au suivi des marchés
• Elaborer et envoyer les OS et des bons de commande liés aux marchés
• Engager les dépenses propres aux marchés (engagement des dépenses après notification, émission des bons de commande liés aux marchés)
• Elaborer les décomptes pour mandatement
• Suivre les mains levées de garantie et garanties à 1ère demande
• Assurer l’Interface entre les services et les maîtres d’œuvre privés
• Gérer les avenants
• Gérer la sous-traitance
• Suivre les attestations et différentes pièces administratives concernant les titulaires des marchés
• Assurer le suivi financier des fiches achats

Instruction de la Taxe locale sur la publicité extérieure TLPE

• Contrôle des déclarations, émissions des titres de recettes, courriers de procédure contradictoire.

Affaires juridiques et assemblées en lien avec le service des affaires juridiques

• Participer au suivi des actes administratifs des services
• Participer au suivi des conventions des services

Ressources humaines et action administrative

• Participer à la centralisation, transmission, saisie des documents RH en lien avec les services opérationnels et la direction des ressources humaines
• Participer à la centralisation, transmission, saisie,  liés à la gestion des notes des services, aux demandes de documents administratifs, aux circuits de diffusion du courrier et des parapheurs

SPECIFICITES DU POSTE :

• Polyvalence au sein de la C.A.F
• Poste de travail fixe dans un bureau de travail partagé
• Pics d’activité lies au calendrier budgétaire