Assistant administratif et Relation à l’Usager (h/f)

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DATE DE PUBLICATION25/02/2020 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURVILLE DE NOISY LE GRAND CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
NOISY LE GRAND
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Noisy-le-Grand, capitale économique de l’Est parisien.

Noisy-le-Grand compte aujourd’hui plus de 67 000 habitants répartis dans 17 quartiers historiques. Son vieux centre-ville briard cohabite avec un centre commercial régional et un quartier d’affaires en pleine expansion. Noisy-le-Grand bénéficie d’une situation géographique et d’un cadre de vie privilégiés avec près de 130 hectares d’espaces verts ouverts au public. Délimitée au nord par la Marne et au sud par le bois Saint-Martin, la ville est située aux portes de Paris, à 20 minutes du centre de la capitale en RER A ou E. 3ème pôle d’affaires de la région Ile-de-France, Noisy-le-Grand compte près de 4 000 entreprises, dont environ 500 commerces de détail. Les sièges de plusieurs entreprises internationales y sont implantés. Noisy-le-Grand offre des parcours scolaires riches et variés grâce à son lycée international et sa proximité avec l’Université paris Est.

Poste

Sous l’autorité hiérarchique du Chef du Service Enfance, vous assurez le suivi administratif et la relation à l’usager. A ce titre, vos missions se décomposent comme suit :

Suivi des inscriptions et des fréquentations en Accueils de loisirs :

  • Suivre les inscriptions en accueil de loisirs (réception, transmission, classement)
  • Réalisation, tirage et diffusion des formulaires de réservations/vacances
  • Gérer les réservations vacances, traiter les dérogations périscolaires et extrascolaires
  • Contrôler la saisie mensuelle des présences enfants effectuée par les directeurs d’accueils de loisirs et assurer le suivi de la procédure de facturation avec la régie du service Familles et scolarité.
  • Saisir et analyser la fréquentation des accueils de loisirs (tableaux de fréquentation)
  • Suivi téléphonique des effectifs enfants les mercredis et vacances, déplacements d’animateurs au regard de la fréquentation réelle 
  • Participer à la mise en œuvre et au suivi du Portail familles

 

Secrétariat :

  • Enregistrer, trier, diffuser le courrier du service, gérer la boite mail spécifique et le logiciel Acropolis
  • Mettre en forme et diffuser des courriers, notes, effectuer des mailings
  • Effectuer l’accueil physique et téléphonique des personnels et des usagers
  • Participer au classement et à l’archivage
  • Organiser et planifier des réunions, des rendez vous, réserver le matériel et les salles
  • Gérer et suivre les demandes techniques et logistiques des accueils de loisirs
  • Gérer le temps de travail de l’unité administrative (planning des congés, heures supplémentaires dans le logiciel Incovar)

Communication :

  • Participer à la communication institutionnelle du service (relations avec la Direction de la Communication, communication auprès des usagers, édition de supports)
  • Participer à la promotion des actions au sein des accueils de loisirs (recensement des actions et mise en œuvre avec la Direction de la Communication)

Profil

Profil et compétences requises:

  • Bonne connaissance de l’environnement territorial, du milieu socio-éducatif et de la réglementation des accueils de loisirs
  • Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement des services municipaux
  • Bonne expression écrite
  • Maîtrise de l’outil bureautique et des techniques de secrétariat, mailings
  • Tenue de tableaux de bord et de suivi des fréquentations
  • Goût du travail en équipe et de la communication, capacité d’écoute
  • Réactivité, autonomie, dynamisme, esprit d’initiative
  • Rigueur, sens de l’organisation et de l’anticipation, capacité à prendre des initiatives
  • Discrétion professionnelle
  • Gérer les situations difficiles et conflictuelles

Conditions particulières d’exercice :

  • Déplacements éventuels sur les accueils de loisirs
  • Présence requise lors des réservations pour les vacances
  • Poste en binôme, prise de congés en alternance
  • Rythme d’activité lié aux vacances scolaires

Informations employeur

Afficher les informations

Adresser lettre de motivation avec curriculum vitae à :

Madame le Maire

Hôtel de Ville – BP 49 – 93161 NOISY-LE-GRAND Cedex

Adresse E-Mail : [email protected]

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Assistant administratif et Relation à l’Usager (h/f)

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