Assistant administratif F/H

Au sein de la Direction des sports et du service finances et partenariats associatifs, le pôle conventionnement planification a en charge la mise à disposition de plus de 350 unités dont la direction est gestionnaire. Ces dernières correspondent aux différents espaces de pratiques situés sur les sites sportifs et composés notamment d'une soixantaine de gymnases, une soixantaine de stades, environ 130 salles ou sites spécialisés.
La gestion des mises à disposition se fait en partenariat avec les mairies d'arrondissement qui gèrent en direct la planification des sites qui leurs sont transférés et en transversalité avec le service exploitation salles et stades qui s'assure, entre autre, de l'entretien et du gardiennage des sites. Le service fait également le lien avec la direction centrale de l'immobilier afin d'établir les conventions (ou autorisations) d'occupation temporaire du domaine public dans le cadre d'évènements ou dépassant la durée d'une saison sportive.
Missions :
Sous l’autorité du responsable du pôle planification et conventionnement :
- Vous assurez la gestion, le suivi et le soutien administratif nécessaire au pôle, et particulièrement des demandes d’occupation des associations (plus de 340) et établissements scolaires : application des procédures ; rédaction, envoi et réception de documents, suivi des signatures, etc.
- Vous participez à l’accueil (présentiel, téléphonique, informatisé) et à la communication auprès des interlocuteurs de la Direction concernant l’attribution et l’occupation des locaux sportifs sur les sites gérés par le pôle (salles, stades gymnases,…),
- Vous êtes partie prenante dans l’élaboration et la communication des plannings d’occupation des équipements sportifs en lien étroit avec les utilisateurs et les collègues du pôle. Ces plannings sont gérés informatiquement à l’aide d’un logiciel métier.
- Vous réalisez, en soutien de l’équipe du pôle, la saisie des créneaux d'occupation des équipements sportifs, avec un soutien particulier concernant les occupations scolaires,
- Vous intervenez en soutien de l’équipe du pôle par partage des missions quotidiennes en cas d’absences (congés, etc ).