Assistant administratif - foncier et urbanisme réglementaire H/F

L’agent est chargé d’assister la Directrice pour le bon fonctionnement de la Direction du Foncier & de l’urbanisme réglementaire en assurant une mission appuyée d’assistant de direction. En complément de cette mission principale, il mène une mission d’accompagnement administratif spécifique auprès des services droit des sols & foncier & remplace l’agent d’accueil ponctuellement.

Mission 1 Assistant de direction

Diffusion & communication des informations à l’ensemble de l’équipe

Travail de secrétariat : Courriers, compte-rendus de réunion, documents divers/ Tableaux excel/ Tenue des chrono courriers Ville-GPGE/ Réalisation de présentations powerpoint

Constitution des dossiers (notamment de la CAU) - Classement- Archivage

Elaboration & tenue de tableaux de bord pour les dossiers fonciers & transversaux à la Direction

Mission 2 Accompagnement administratif dédié

• Droit des sols :

Enregistrement double dans le logiciel Métier + fichier excel des demandes des Certificats d’Urbanisme arrivées via la plateforme GNAU ou par courriers / Impression des documents & numérotation des demandes

Au retour des CU signés, complétude du fichier excel avec les dates de signature et d’envoi. Numérisation des documents pour envoi par mail ou via le Guichet Numérique des Autorisations d’Urbanisme si CU dématérialisé

• Foncier :

Enregistrement des Déclarations d’Intention d’Aliéner sur le registre papier/Contrôle de la complétude & exactitude des données/ Vérification systématique des alignements

Rédaction des demandes de pièces (courriels-courriers)

Préparation des fiches d’instruction sur le Logiciel Métiers/ Envoi aux notaires + tenue registre

Mission 3 Remplacement à l’accueil et au standard

Assurer l’accueil physique et le standard téléphonique de l’Annexe lorsque l’agent d’accueil est absent.

Renseigner & répondre aux premières demandes des personnes

Filtrer les entrées & les appels téléphoniques/ Prendre les messages