Assistant administratif (H/F)

L’agent est chargé d’assister la Directrice pour le bon fonctionnement de la Direction du Foncier & de l’urbanisme réglementaire en assurant une mission appuyée d’assistant de direction. En complément de cette mission principale, il mène une mission d’accompagnement administratif spécifique auprès des services droit des sols & foncier & remplace l’agent d’accueil ponctuellement.

ASSISTANTE DE DIRECTION :

• Diffusion & communication des informations à l’ensemble de l’équipe
• Travail de secrétariat : Courriers, compterendus de réunion, documents divers/ Tableaux excel/ Tenue des chrono courriers Ville-GPGE/ Réalisation de présentations powerpoint
• Constitution des dossiers (notamment de la CAU) Classement- Archivage
• Elaboration & tenue de tableaux de bord pour les dossiers fonciers & transversaux à la Direction
• Organisation des réunions, des permanences d’enquête…
• Rédaction de compterendus de réunion/ relevés de décision
• Mises à jour de la documentation de la Direction
• Au besoin & ponctuellement, commande de fournitures & demandes de travaux dans les locaux de l’Annexe

ACCOMPAGNEMENT ADMINISTRATIF DEDIE :

TÂCHES DEDIEES AU DROIT DES SOLS

• Enregistrement double dans le logiciel Métier + fichier excel des demandes des Certificats d’Urbanisme arrivées via la plateforme GNAU ou par courriers / Impression des documents & numérotation des demandes
• Au retour des CU signés, complétude du fichier excel avec les dates de signature et d’envoi. Numérisation des documents pour envoi par mail ou via le Guichet Numérique des Autorisations d’Urbanisme si CU dématérialisé
•  Demandes de recherches de PC … auprès du service des Archives selon les demandes des notaires, des administrés ou des services communaux/ Numérisation ou reprographie de documents + envoi

TÂCHES DEDIEES AU FONCIER

     -   Enregistrement des Déclarations d’Intention d’Aliéner sur le registre papier/ Contrôle de la complétude & exactitude des données/ Vérification systématique des alignements

    -    Rédaction des demandes de pièces (courriels-courriers)

    -    Préparation des fiches d’ instruction sur le Logiciel Métiers/ Envoi aux notaires + tenue registre

-    Enregistrement – vérification & traitement des déclarations de cessions de bail commercial ou fonds de commerce

• Gestion de l’ensemble des demandes & réponses aux courriels des adresses génériques : droit des sols & foncier

REMPLACEMENT A L’ACCUEIL & AU  STANDARD :

• Assurer l’accueil physique et le standard téléphonique de l’Annexe lorsque l’agent d’accueil est absent.
• Renseigner & répondre aux premières demandes des personnes
• Filtrer les entrées & les appels téléphoniques/ Prendre les messages
• Sérier les urgences