Assistant administratif marchés H/F

Montpellier, 7e ville de France, est reconnue comme un territoire dynamique en essor permanent. Innovation, mobilité douce, démocratie locale, qualité des services de proximité font partie des priorités du mandat.  Le pôle Patrimoine Immobilier et Sobriété Energétique (PISE), créé en février 2023 par la fusion de 4 directions de la Ville et de la Métropole de Montpellier, est en charge des missions stratégiques :

-La rénovation durable du patrimoine public bâti, soit plus de 1 million de m² ;

-La construction de nouveaux équipements publics, notamment 10 écoles, 6 crèches ;

-La gestion des équipements énergétiques et la mise en place d’un plan de sobriété et efficacité énergétique.

En qualité d’Assistant Administratif des Marchés Publics, vous assures le suivi administratif de l’équipe marchés publics, vous réalisez les actes de gestion et contribuez à l’exécution comptable. Enfin, vous assurez la gestion des tableaux de bord liés aux marchés publics en liaison avec tous les services du PISE.

POSTE À POURVOIR : Assistant administratif marchés (F/H)

Reference : GRH4-2024-148

Cadres d’emplois : Adjoints administratifs - Catégorie C

Suivi administratif de la cellule Marchés Publics :

• • • Gérer l’accueil téléphonique et physique : assurer l’interface entre les services techniques du PISE, le PJ2A et les entreprises.
    • Réceptionner les appels et traiter des demandes des entreprises.
    • Traiter les arrivées et départs de courriers.
    • Organiser les réunions : réservations de salle, convocations des participants, prise de notes et rédaction des compte-rendu de l’équipe Marchés.
    • Gérer le classement et l’archivage des dossiers de l’équipe Marchés.

Réalisation des actes de gestion dans le respect des techniques et procédures marchés publics :

• • • Assister les instructeurs marchés publics dans la mise en forme des documents.
    • Mettre en ligne et suivre sur la plate-forme marchés publics les documents dématérialisés : Courriers, notifications, actes de sous-traitance, ordre de service…
    • Mettre en ligne les actes administratifs et documents contractuels des marchés publics et suivre les étapes d’avancement des visas.

Contribuer à l’exécution comptable des marchés publics en lien avec l’unité budgétaire et comptable :

• • • Collecter et vérifier les pièces fiscales et sociales transmises le prestataires/fournisseurs lors de l’attribution et de la reconduction des marchés, de la réception des actes de sous-traitance, des devis liés aux avenants.
    • Après vérification, transmettre à l’unité comptable les actes administratifs exécutoires, les avenants, les actes de sous-traitance pour traitement comptable.
    • Assurer un échange permanent avec l’unité comptable et budgétaire pour transmission des éléments nécessaires à l’exécution comptable des marchés.

Gestion des tableaux de bord, plannings et documents de procédures :

• • • Mettre à jour les tableaux de suivi d’activité, planification, reconductions des Marchés Publics, actes exécutoires, notifications.
    • Participer à la réalisation du bilan d’activités.
    • Mettre à jour les documents et procédures internes en fonction de l’évolution règlementaire et de l’organisation des services.