Assistant administratif ou une assistante administrative H/F

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DATE DE PUBLICATION18/01/2024 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURTOULOUSE METROPOLE CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
Haute-Garonne
 SALAIRE
Non communiqué
VALABLE JUSQU'AU
18/03/2024

Poste

La Mairie de Toulouse recrute pour : la Direction du Patrimoine Végétal

Un assistant administratif ou une assistante administrative

- Mode de recrutement : Interne / Externe
- Les candidatures des agents titulaires et lauréats de concours seront examinées en priorité
- Cadre d'emploi : Adjoint administratif
- Catégorie : C
- Filière : Administrative

La Direction du patrimoine végétal conçoit les jardins et espaces verts communaux ou métropolitains. Elle définit la stratégie de végétalisation et de gestion de ces espaces en étroite collaboration avec les services territoriaux, concepteurs, gestionnaires et usagers des espaces publics. La ville de Toulouse compte près de 150 000 arbres, plus de 1000 ha d'espaces verts répartis dans 209 sites dont 3 jardins remarquables. Ces chiffres sont en progression pour répondre aux enjeux de la transition écologique et aux plans d'actions de la collectivité : "Toulouse + Fraîche", "100 000 arbres", Grands parcs, végétalisation citoyenne, gestion différenciée...

Missions

Sous la responsabilité fonctionnelle de la Responsable de la cellule administrative, vous exercez les missions suivantes au sein d'une cellule composée de 3 assistants :

1/ Missions de secrétariat :

- Assurer le standard téléphonique et l'accueil des partenaires

- Gérer les messageries génériques

- Assurer l'enregistrement et le suivi du traitement des courriers et courriels dans SCOP

- Concevoir et mettre en forme les courriers et courriels à partir des éléments transmis par les services

- Gérer et suivre les demandes d'interventions dans SMART, les Déclarations d'Intention de Commencement de Travaux (DICT)

- Assurer le suivi et le classementdes courriers, dossier, assurer la distribution des titres restaurant, gérer l'économat

2/ Missions d'assistance des cadres de la direction

- Gérer l'agenda des Responsables de Pôles et de Services, organiser des rendez-vous, organiser la logistique des réunions

- Alerter la direction en cas d'urgence

3/ Communication

- En lien avec les services opérationnels, contribution à la réalisation de supports de communication avec des outils numériques

Profil

Vous possédez idéalement une expérience sur un poste similaire et maîtrisez impérativement les outils bureautiques (pack office, Outlook, Excel, Microsoft 365). La maîtrise des logiciels SCOP, SMART, de logiciels de communication, représente un réel atout.

Vous maîtrisez les techniques d'expression écrite et orale, les circuits de courriers et les procédures administratives. Reconnu pour votre sens du relationnel, votre rigueur et votre réactivité, vous appréciez le travail en équipe ainsi que le travail en transversalité.

Vous faites preuve de discrétion.

Votre aptitude à la communication vous permet de rendre compte auprès de votre hiérarchie sur l'avancement des tâches confiées. Vous connaissez l'environnement et le fonctionnement des collectivités territoriales. Une appétence pour les problématiques environnementales serait appréciée.

Vous participez occasionnellement aux manifestations organisées par la direction. Poste à pourvoir le plus rapidement possible.

Employeur

Notre Métropole regroupe 37 communes associées pour dessiner et piloter ensemble un projet commun d'aménagement du territoire. Notre collectivité lutte contre les dérèglements climatiques, œuvre pour le développement économique et le rayonnement du territoire à l'international.

Rejoignez-nous pour inscrire Toulouse au rang des grandes métropoles européennes et offrir aux habitants un service de proximité plus efficace !

Chiffres-clés

Informations employeur

Afficher les informations

+ d'infos : Mme Estelle CHAMBON Cheffe de service Administration Générale - 05 31 22 91 44

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