Assistant administratif Pôle Vie étudiante F/H

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DATE DE PUBLICATION27/02/2020 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein des Services Centraux Universitaires • http://www.sorbonne-universite.fr

Présentation de la La Direction de la Formation tout au long de la Vie :
La Direction de la Formation tout au long de la Vie appuie la définition de la politique de l’établissement en matière de formation tout au long de la vie. Elle a en charge l'appui expert et la coordination de la mise en œuvre de la politique de formation tout au long de la vie et de vie étudiante et vie de campus, ainsi que la mise en cohérence des actions menées par les facultés dans ces domaines.

Elle assure notamment les relations avec les ministères et les établissements partenaires, tout comme la coordination des enquêtes et indicateurs et leur fiabilisation, en lien avec la direction chargée de l'aide au pilotage. Elle assure la veille réglementaire et sa diffusion au sein des facultés, ainsi que la mise en cohérence de l'instruction des recours et du précontentieux.

 

Poste

Fonctions : Assistant(e) administratif Pôle Vie étudiante DFTLV
Catégorie : B
Corps : Technicien-ne en gestion administrative 
BAP
: J
 

Mission principale :
Sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe de pôle vie étudiante, l’agent assure des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique du pôle. Il réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures, notamment les missions suivantes :

- Participer à la gestion administrative et financière des commissions liées à la vie étudiante et à la vie de campus (FSDIE, CVEC)

- Participer à la gestion administrative et financière du dispositif de volontariat en service civique notamment via la plateforme Elisa (aide au recrutements, aux formations, à l'élaboration des bilans)

- Participer à la gestion administrative et financière du dispositif Emplois étudiants : pour l'établissement, gestion de la plateforme dédiée aux emplois étudiants, aide à la publication des fiches de poste et réponse aux demandes d'information; pour le pôle, suivi de l'emploi du temps et des contrats des étudiants employés

- Assurer le soutien logistique et le secrétariat du pôle (organisation de réunions, mise à jour des contacts, convocations, participation à la rédaction des comptes rendus, notifications des décisions, archivage, achat de matériel et gestion des fournitures, réponses aux demandes d'informations)

- Participer au suivi budgetaire du pôle (CVEC, FSDIE, SUMPPS, partenariats)

- Participer à l’élaboration de documents administratifs à destination des facultés ou des étudiants (règlements, chartes, dossiers de candidature)

- Participer aux actions de communication: newsletter, site internet, livret étudiant, supports de communication, élaboration de supports de présentation, etc.

- Alimenter les éléments et documents utiles à l’évaluation du service et de ses actions (tableaux de bord, indicateurs, bilans, etc.)

Profil

Connaissances et compétences opérationnelles :

- Connaitre l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche et les différentes tutelles et partenaires, notamment dans le domaine de la Vie étudiante

- Connaitre l’organisation, le fonctionnement et l’activité de l’établissement

- Maitriser le secrétariat et les techniques de gestion administrative

- Connaitre les techniques de gestion budgétaire et/ou financière

- Maîtriser les logiciels de bureautique courants (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)

- Connaitre le logiciel spécifique Sifac

- Savoir rechercher l’information, la vérifier et la classer

- Informer et rendre compte

- Savoir organiser et planifier son activité

- Avoir le goût pour le travail en équipe

- La connaissance de l'anglais sera appréciée

Compétences comportementales :

- Sens de l’organisation

- Rigueur / Fiabilité

- Autonomie

- Sens relationnel

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