Assistant administrative d'opérations immobilières F/H

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DATE DE PUBLICATION01/08/2019 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d'un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d'une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l'université dans leur périmètre sur la base d'un contrat d'objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l'université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Présentation de la Direction :

La Direction du Patrimoine Immobilier assure la conduite de la stratégie immobilière globale de l’établissement (Schéma pluriannuel de la stratégie immobilière, plan pluriannuel d’investissement). Elle exécute la maîtrise d’ouvrage des grands projets (construction, rénovation ou restructuration importante, projets complexes de type concessions de travaux, etc.), le développement et la gestion du SI immobilier. Elle fournit des expertises spécifiques sur des thématiques telles que la sécurité et l’accessibilité, l’écoconstruction et la performance énergétique du bâti ou les courants forts. Elle assure la veille réglementaire et contribue à l’identification de bonnes pratiques, ce qui lui permet à la fois d’accompagner les projets immobiliers et de fournir un appui aux équipes facultaires. A cet effet, elle est organisée en trois services : le service de maîtrise d’ouvrage, en charge des projets immobiliers, le service de stratégie immobilière et de gestion du patrimoine, en charge du système d’information patrimoniale, et le service budget-finance, notamment en charge du suivi d’exécution du plan pluriannuel d’investissement.

Présentation du service :

Le service de maîtrise d’ouvrage (SMO) est chargé de la conduite des projets immobiliers d’intérêt universitaire. Il interagit avec les autres services de la DPI, la direction de la logistique et les facultés représentant les usagers afin de garantir l’adéquation des projets avec les besoins des usagers et les exigences de l’établissement en matière de stratégie et de soutenabilité.

Localisation :

Sorbonne-Université

4 place Jussieu

75005 Paris

Poste

(réf. 3112)

Fonctions : Assistant administrative d'opérations immobilières
Catégorie : B
Corps : Technicien
BAP : J4C42 – Gestion administrative
Quotité : 100 %

Direction : Patrimoine Immobilier

Service : Maitrise d'ouvrage

 

MISSION :

Assistance du service maîtrise d’ouvrage sous la responsabilité de la gestionnaire responsable de l’exécution des marchés

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

-       Gestion administrative des dossiers :  enregistrement et classement papier et informatique, diffusion aux conducteurs d’opérations, tenue des tableaux de bord des opérations ;

-       Petite rédaction : bordereaux, fiches, courriers et courriels ;

-       Utiliser le logiciel de dématérialisation de tous les échanges administratifs et financiers liés à l’exécution d’un marché public de travaux ou services (binôme et/ou remplacement de la gestionnaire responsable pendant ses congés) ;

-       Notification et échanges sur les pièces liées à un marché par voie électronique (formation prévue) ;

-       Suivi de l’archivage ;

-       Communication par téléphone ou par courriel avec les prestataires extérieurs et les services internes de Sorbonne Université (agence comptable, comptabilité fournisseurs, direction des achats, direction du budget et des finances).

 

Encadrement : NON

Profil

Connaissances transversales requises :

-       Connaissance générale du droit de la commande publique et des finances ;

-       Logiciels de bureautique de type Word, Excel, PowerPoint ;

-       Intérêt pour les outils informatiques : des formations aux logiciels de comptabilité et de gestion dématérialisée de la facturation des marchés sont prévues ;

-       Bases en matière de gestion de projet ;

-       Bonne expression écrite et orale.

 

Savoir-faire :

-       Relais d’informations avec la hiérarchie.

-       Compréhension des problématiques techniques, organisationnelles et managériales d’un service de maîtrise d’ouvrage.

-       Capacité d’organisation, d’ordre, de méthode ; savoir rendre compte et exposer ;

-       Aptitude rédactionnelle.

 

Savoir être :

-       Polyvalence,

-       Autonomie,

-       Goût du travail en équipe,

-       Garant de l’image du service et de la direction.

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