ASSISTANT / ASSISTANTE MÉTIER F/H- DR GRD-EST

Vous aurez pour missions de :
• Assurer le bon fonctionnement du site de Nancy en matière d'organisation et de logistique.
• Jouer un rôle d'interface avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes.
• Travailler en coordination avec les autres assistant(e)s avec lesquelles les tâches sont mutualisées au sein d'un pôle.
• Assurer une circulation fiable de l'information entre Secrétariat/assistance des collaborateurs.
• Assurer un appui aux équipes commerciales dans le traitement des demandes clients Contribuer à la performance opérationnelle de la Direction Régionale (respect des délais, de la conformité et de la complétude des dossiers) et à la satisfaction client.

Ces missions reflètent l'essentiel de l'activité à ce jour mais sont susceptibles d'ajustements au regard des évolutions futures de la direction. Vous pourrez aussi participer à des projets transversaux liés à votre activité.


Activités principales
Assistance administrative du service :
• Accueille les interlocuteurs, oriente les appels, transmet et assure le suivi des messages téléphoniques et courriels tout en assurant un rôle d'interface entre les interlocuteurs internes et externes.
• Organisation des rdv/réunions internes et externes, gère les agendas et organise les réunions en tenant compte des priorités.
• Rédige et met en forme des courriers, notes, comptes rendus...; selon la charte graphique en vigueur.
• Prépare les dossiers nécessaires aux réunions et le cas échéant participe à des réunions et rédige les comptes rendus.
• Gère le courrier ainsi que le classement et l'archivage numérique et papier.
• Organise les déplacements (création des ordres de missions, réservation de billets, hôtels et location de véhicules le cas échéant) et prend en charge les formalités administratives afférentes.
• Dans certains cas, assure le suivi complet de dossiers et prend en charge l'organisation d'évènements spécifiques (actions de communication, organisation de séminaires, etc.).
• Assure, selon les besoins, la continuité de service du secrétariat de la directrice régionale.
Assistance métier du service :
• Utilise le CRM D'Clic : création de prospects, mise à jour des contacts et rendez-vous, etc.