Assistant au Cabinet du Maire F/H

Sous l’autorité de Monsieur le Maire, vous aurez pour missions :

Principales

•  Assurer l’assistance administrative, budgétaire, organisationnelle et relationnelle nécessaire au fonctionnement quotidien du Cabinet du Maire et contribuer à l’organisation de l’activité de Monsieur le Maire,
•  Participer à la gestion de l’agenda du Maire, à l’organisation de ses rendez-vous et des réunions, au traitement et au suivi des sollicitations des administrés ainsi qu’à la transmission et au suivi des demandes et instructions auprès des services municipaux.

Assurées régulièrement

Assurer l’assistance auprès de Monsieur le Maire et du Cabinet

•  Assurer le secrétariat courant de Monsieur le Maire et du Cabinet,
•  Participer à la gestion et à la tenue de l’agenda de Monsieur le Maire, en lien avec le Directeur de Cabinet et son adjoint,
•  Organiser les rendez-vous, les réunions et les déplacements de Monsieur le Maire,
•  Assurer le suivi des échéances et des engagements inscrits à l’agenda,
• Préparer, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes, comptes rendus et documents du Cabinet,
•  Assurer la transmission des informations et communications destinées à Monsieur le Maire.

Assurer l’accueil et le suivi des administrés

•  Assurer l’accueil physique et téléphonique du Cabinet,
•  Accueillir et orienter les administrés sollicitant le Cabinet ou un rendez-vous avec Monsieur le Maire,
•  Réceptionner, enregistrer et qualifier les sollicitations et doléances des administrés,
•  Assurer le suivi des réponses apportées aux administrés,
•  Préparer ou transmettre les éléments nécessaires aux réponses de Monsieur le Maire,
•  Assurer l’organisation des permanences et rendez-vous avec les administrés.

Assurer le lien entre le Cabinet et les services municipaux

•  Transmettre les demandes et instructions de Monsieur le Maire aux services municipaux,
•  Assurer le suivi des demandes confiées par le Maire ou le Cabinet,
•  Centraliser les éléments nécessaires au suivi des dossiers,
•  Assurer les relances auprès des services et veiller au retour des informations,
•  Participer aux réunions de coordination du Cabinet,
•  Assurer la circulation de l’information entre le Cabinet, les services et les différents interlocuteurs.

Participer au fonctionnement administratif du Cabinet

•  Assurer la gestion de la boite mail du Cabinet,
•  Réceptionner, enregistrer, orienter et assurer le suivi du courrier,
• Assurer le classement, l’archivage et la conservation des documents du Cabinet,
•  Tenir et actualiser les fichiers et les bases de données du Cabinet,
•  Assurer la gestion administrative et budgétaire du Cabinet, en lien avec les services compétents,
•  Réaliser les commandes et les achats nécessaires au fonctionnement du Cabinet notamment pour les cérémonies et les manifestations,
•  Assurer le suivi administratif des dossiers confiés au Cabinet,
• Rédiger et mettre en forme différents documents administratifs.

Participer à l’organisation des cérémonies et manifestations

•  Contribuer à l’organisation des cérémonies, réceptions, manifestations et événements municipaux,
•  Participer à la préparation matérielle et administrative de ces événements,
• Assurer les commandes nécessaires,
•  Participer aux réunions de préparation et coordination,
•  Assurer la présence au Cabinet lors de certaines manifestations municipales.

Assurer la continuité du secrétariat du Cabinet

•  Travailler en binôme avec le second assistant du Cabinet,
• Assurer la continuité de l’accueil et du secrétariat en cas d’absence de l’un des assistants,
•  Organiser la répartition des tâches en fonction des nécessités du service,
•  Assurer la transmission rigoureuse des informations, dossiers et échéances,
•  Participer à la polyvalence nécessaire au bon fonctionnement du Cabinet.