Assistant auprès de la Présidence F/H

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DATE DE PUBLICATION15/01/2024 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75005
 VALABLE JUSQU'AU
15/03/2024

Poste

(Réf.CP5)

Poste ouvert aux titulaires ou aux contractuels en CDD de 3 ans

Fonctions : Assistant ou assistante auprès de la Présidence

Emploi-type :  Secrétaire administratif (SAENES) ou Technicien en gestion administrative

Catégorie : B

Corps : SAENES ou TECH

BAP : J – gestion administrative

Mission :

Placé ou placée sous l’autorité du chef ou de la cheffe de cabinet, l’assistant ou l’assistante de la présidence assure le secrétariat des membres de la présidence (en dehors de celui de la présidente), et assiste le chef ou la cheffe de cabinet sur les dossiers évènementiels et protocolaires.

Activités principales :

Gestion du secrétariat et des agendas des 7 vice-présidentes et vice-présidents (VPs) et de la directrice générale de l’Alliance 4EU+ et appui logistique

  • Gestion des agendas des VPs et de la directrice générale de l’Alliance 4EU+
  • Permanence téléphonique de la présidence
  • Traitement des mails et courriers
  • Organisation des réunions et diffusions de documents
  • Mise en œuvre des déplacements des VPs (réservation hôtel, train…) et de la directrice générale de l’Alliance 4EU+
  • Accueil des rendez-vous des VPs et de la directrice générale de l’Alliance 4EU+
  • Participation à des réunions de cabinet
  • Rédaction de relevés de décision et courriers simples
  • Diffusion de documents et archivage
  • Suivi des demandes : d’interventions informatiques, d’achats de matériel informatiques, de fournitures de bureau, faites aux gestionnaires (bons de commandes, facturations, etc.)

Organisation, fiabilisation et gestion des contacts et listes de diffusion

  • Construction de listes de diffusion fiables et fiabilisées au fil de l’eau
  • Mise à jour de listes et trombinoscopes internes et externes

Appui à la gestion des dossiers de distinctions honorifiques (Palmes académiques et ordres nationaux, Doctorats Honoris Causa, médailles de Sorbonne Université), en lien étroit avec le chef ou la cheffe de cabinet

  • Instruction de propositions et dossiers de nomination
  • Suivi des distinctions attribuées chaque année et mise à jour de la liste des récipiendaires

Appui à la gestion logistique des événements portés par la présidence, en lien étroit avec le chef ou la cheffe de cabinet

Autres activités :

Dans le cadre de l’organisation mise en place par le chef ou la cheffe de cabinet :

  • binôme de l’assistant personnel ou l’assistante personnelle de la présidente pour la gestion de l’agenda commun de la présidence
  • remplace l’assistant personnel ou l’assistante personnelle de la présidente en cas de congés ou d’absence

Conduite de projets :   Non

Encadrement :    Non

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Connaissances de l’organisation et du fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France.
  • Connaissance générale des procédures administratives.
  • Anglais intermédiaire.

Savoir-faire :

  • Techniques de secrétariat (gestion d’agendas complexes, prises de rdv…).
  • Maîtrise des logiciels bureautiques (Outlook, Word, Excel, Power Point).
  • Excellent rédactionnel et très bonne orthographe.
  • Grande capacité d’organisation.
  • Savoir rendre compte à sa hiérarchie de l’avancée des dossiers confiés.
  • Capacité d’agir dans des délais très courts avec méthode et rapidité.
  • Capacité à interagir avec de nombreux interlocuteurs de tous niveaux, internes et externes.

Savoir-être :

  • Disponibilité et réactivité
  • Rigueur et conscience professionnelle
  • Discrétion professionnelle
  • Excellent relationnel et sens du travail en équipe

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Médecine » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein des Directions interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr

Localisation (Direction/service) : cabinet de la présidence – Campus Pierre et Marie Curie – Tour Zamansky - 4 Place Jussieu , 75005

Informations employeur

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Poste ouvert aux titulaires ou aux contractuels en CDD de 3 ans

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée (sous la référence CP5 ) à l'adresse mail suivante : [email protected]

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Assistant auprès de la Présidence F/H

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