Assistant, chargé d’accueil h/f

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DATE DE PUBLICATION 04/12/2018   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR UNIVERSITE PARIS SUD 11   CATÉGORIE C
LIEUX DE TRAVAIL
Essonne
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Pluridisciplinaire et à forte dominante scientifique et de santé, l'Université Paris-Sud est l'une des plus prestigieuses universités françaises, classée parmi les premières au niveau mondial. Elle rassemble 78 laboratoires reconnus internationalement, accueille 30 200 étudiants dont 2 400 doctorants et 4 800 étudiants étrangers, compte 4 300 enseignants-chercheurs et chercheurs, et 3 100 personnels ingénieurs, techniques et administratifs. Elle dispose d'un patrimoine environnemental précieux intégré dans un cadre exceptionnel, notamment sur son campus d'Orsay. L’Université Paris-Sud est membre fondateur de la ComUE Université Paris-Saclay.

Site : www.u-psud.fr

Poste

Fonctions : assistant, chargé d’accueil

Métier ou emploi type* : Assistant en gestion administrative

* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE

Code Emploi Type :

BAP : J Gestion et pilotage

Fiche descriptive du poste

Catégorie : C

Corps : ITRF ou AENES

Affectation

Administrative : Université Paris-Sud, Direction de l’Orientation Professionnelle et des Relations Entreprises

Géographique : 92-Sceaux

Missions

Missions :

L’assistant, chargé d’accueil apporte son appui dans les activités d'information, de documentation et de gestion administrative au sein de la direction de l’Orientation Professionnelle et des relations entreprises et notamment au sein du pôle accueil orientation insertion professionnelle qui accueillent des publics variés : formation continue, formation initiale, orientation et insertion professionnelle, relations internationales.

En lien avec le pôle, l’assistant participe à l’activité globale de la direction et notamment,

Activités principales de l’agent :

Accueillir et informer les divers publics (enseignants, étudiants, stagiaires, partenaires extérieurs)  ;

Collecter, traiter, contrôler et conserver des informations dans un ou des domaines de spécialité, constituer des dossiers documentaires et guider les publics dans leur recherche ;

Venir en appui de l’activité de documentation (communication, numérisation…) ;

Participer à l’évaluation des besoins et à la qualité du service et faire des statistiques ;

Participer à l'organisation de salons, de journées portes ouvertes, de conférences ;

Participer à l’alimentation des bases de données  et à la réponse aux enquêtes ;

Participer à  la réalisation de divers documents relatifs aux manifestations, colloques… ;

Constituer des dossiers documentaires papiers et numériques et en assurer la mise à jour ;

Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations en lien avec le pôle évènementiel ;

Préparer les dossiers facilitants les activités d’organisation du pôle ;

Organiser les plannings d’activités du pôle ;

Participer  à la gestion des outils de suivi de l’activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour.

Environnement et contexte de travail :

La concentration des évènements à certaines périodes de l’année nécessite de savoir travailler dans l’urgence

L’activité demande une soirée en semaine (ouverture jusqu’à 19h30 une fois par semaine)

L’activité de la Direction notamment d’un point de vue évènementiel peut amener l’agent à travailler certains week ends.

Conditions particulières d’exercice (Logement, Horaires spécifiques, NBI, PFI, etc…) : non

Encadrement :      Non                           

Conduite de projet : Non

Profil

Connaissance, savoir :

Maîtriser les techniques d’expression écrite et orale et les techniques d’accueil 

Savoir planifier son activité et respecter les délais 

Accueillir les populations concernées 

Utiliser les bases de données, les logiciels de bureautique et la numérisation 

Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat

Rédiger des documents simples d'information et de communication

Savoir s’intégrer dans une structure hiérarchique : rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes 

Savoir entretenir des relations avec les services 

Savoir faire preuve de rigueur et de méthode 

Savoir trier, archiver et classer les informations

        Savoir-faire :

Accueillir les publics différenciés 

Gérer les appels téléphoniques 

Rédiger des supports simples de communication

Traiter l’information (collecter, archiver et mettre à jour)

      Savoir-être :

Discrétion 

Organisation 

Rigueur, fiabilité et assiduité 

Sens du relationnel 

Autonomie 

Avoir le sens du service 

Avoir une écoute pour prendre en compte les demandes des différents interlocuteurs

Faire preuve d’adaptation 

Aptitude au travail en équipe 

Partenaires :

L’ensemble des secrétariats pédagogiques

Les partenaires publics et privés

Les établissements du secondaire

Les enseignants