Assistant CIEL H/F

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DATE DE PUBLICATION 31/07/2019   TYPE DE CONTRAT Contractuel, CDD
RECRUTEUR UNIVERSITE DE CERGY PONTOISE   CATÉGORIE C
LIEUX DE TRAVAIL
CERGY
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

L’université de Cergy-Pontoise (UCP) est membre fondateur de la Comue Paris Seine comprenant 15 établissements dont l'ESSEC. L'UCP accueille 20000 étudiants, 1700 personnels, elle est dotée d’un budget de 143,5 M € (dont 112 M€ de masse salariale). Elle comprend 8 composantes dont un IUT, un IEP, l’ESPE de l’académie de Versailles et plus de 20 équipes de recherche. Ses locaux sont répartis sur 10 sites, 4 départements (Yvelines, Hauts-de-Seine, Val d'Oise, Essonne) et 8 communes.
Le Centre de Langues Etrangères a pour mission
• d’accroître la cohérence de l’enseignement des langues dispensé au sein de l’université et mieux l’adapter
aux besoins des étudiants ;
• d’apporter un soutien administratif et pédagogique aux composantes qui le souhaitent en matière
d’enseignement des langues ;
• d’organiser et coordonner le processus de certification ;
• de gérer le centre de ressources linguistiques.

Poste

Missions :

- Participer au bon fonctionnement du service en liaison avec la directrice et la responsable de la gestion

- Assurer le secrétariat du service

- Accueillir et informer les usagers

- Contribuer à la communication des activités du service

Activités spécifiques :

- Travail en lien avec la responsable de la gestion pour la création et la transmission de documents administratifs

- Gestion des bons de commande et reporting sur le logiciel SIFAC

- Préparation des documents (guides, flyers, mails, etc) pour la promotion des activités du service

- Mise à jour des bases de données

- Préparation des attestations de présence au CRL et aux cours de conversation

- Gestion administrative du TOEIC et surveillance de l'examen

- Accueil et permanence téléphonique

- Coordination des tuteurs et suivi de leurs activités

- Réservations pour les différentes activités proposées par le CIEL

- Tenue des registres des divers outils pédagogiques (manuels, DVD, CD, jeux, …)

- Organisation de la salle de formation E387 et du Centre de Ressources Linguistiques

Niveau de diplôme requis : BAC - BAC +2
Domaine de formation souhaité : secrétariat - langues

Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs
handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi

Profil

Connaissances

Savoirs :

- Connaître l'environnement de la recherche et de l'enseignement supérieur, l'organisation et le fonctionnement des établissements publics

- Connaître les missions et les priorités de l'établissement, le contrat de site

- Connaître les techniques de gestion administrative et de secrétariat

- Connaître les techniques de communication orale et écrite

Compétences opérationnelles

Savoirs-faire :

- Utiliser les logiciels bureautiques courants et les logiciels de gestion

- Utiliser les modes de communication écrite ou orale

- Travailler en équipe

- Informer et rendre compte

- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service

- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

- Utiliser les techniques de classement et d’archivage

Compétences comportementales

Savoirs-être :

- Avoir un bon sens relationnel, savoir communiquer et être à l'écoute

- Etre organisé, disponible et réactif

- Avoir le sens des priorités

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