Assistant de Directeur de Cabinet (H/F)

Lunel Agglo recrute Une assistante de Directeur de Cabinet à temps complet

Dans le cadre d'un remplacement pour congés maternité Catégorie B ou C, Filière administrative 

MISSION GENERALE

L'assistante du Cabinet assure le secrétariat du Président, du 1er Vice-Président et du Directeur de Cabinet. Elle est en soutien administratif auprès de l'ensemble des élus de l'intercommunalité. 

SECRETARIAT DU DIRECTEUR DE CABINET

- Traitement des courrier Cabinet entrants 

- Rédaction des courriers Cabinet

- Rédactions de discours à partir des éléments de langage fournis par le service

- Tableau de suivi des invitations, transmission aux élus, relance mail et téléphonique pour s'assurer de la représentation de la collectivité

- Rédaction de compte rendu de réunion sur demande du Directeur de Cabinet

- Organisation des rendez-vous et de la représentation du Président 

- Travail en lien étroit avec le secrétariat de cabinet de la ville centre - Planification de réunions et de rendez-vous du Directeur de Cabinet, en interne et en externe avec les élus, les associations, les collectivités.

- Organisation des remboursements de frais du directeur de cabinet en lien avec le service Rh 

- Traitement de la boîte mail Cabinet

- Mise à jour du fichier général des élus et institutions 

- Organisation d'évènements en lien avec le service communication (inaugurations, forum, et.)

SECRETARIAT DES ELUS

- Courriers et compte rendu sur demande des Vice-Présidents (1er Vice-Président et Vice-Président aux Ressources humaines) - Création de dossiers à l'attention des élus

- recherche d'éléments afin de préparer une réunion - Gestion de l'agenda du 1er Vice-Président 

- Gestion des signatures électroniques du 1er Vice-Président via le logiciel Xbus 

- Organisation de la distribution des places de spectacle attribuées aux élus dans le cadre de partenariats

- Recherche d'informations auprès des services à la demande des élus 

- Planification et organisation des repas avec les partenaires (réservation, invitation, demande d'avance de frais, lien avec le service finances pour paiement) 

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES 

- Organisation, suivi et rédaction des comptes rendu des sept commissions obligatoires

- Renforcement auprès du secrétariat général en cas de besoin, à la demande de la direction générale et en accord avec le directeur de Cabinet.