Assistant de direction à l'Institut des Systèmes Intelligents et de Robotique F/H

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DATE DE PUBLICATION 17/05/2019   TYPE DE CONTRAT Contractuel, CDD
RECRUTEUR SORBONNE UNIVERSITE   CATÉGORIE B
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d'un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d'une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l'université dans leur périmètre sur la base d'un contrat d'objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l'université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.


Au sein de Sorbonne Université, l'Institut des Systèmes Intelligents et de Robotique (ISIR) est une unité de recherche qui regroupe 150 membres, sous la tutelle de Sorbonne Université, du CNRS, et, pour l'une de ses équipes, de l'INSERM. Ses activités, qui visent à relever les défis de l'autonomie des robots et de leur interactivité avec les humains, puisent dans les sciences informatiques, la mécanique, les sciences du signal et de l'image, l'automatique mais aussi la biologie ou encore les sciences médicales et chirurgicales dans le cadre de travaux sur la robotique en santé. Les interactions avec la société et l'écosystème sont nombreuses et passent par des recherches partenariales avec des entreprises, des portes ouvertes, la participation de ses membres à des conférences de diffusion et de vulgarisation, l'accueil de jeunes en stage ou en projet de classe, les apparitions dans la presse écrite ou audiovisuelle, etc.

Localisation :
Faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université
Campus Pierre et Marie Curie
4 place Jussieu - 75005 Paris

Poste

(réf.RC4)

Fonctions : Assistant de direction F/H
Catégorie : B
Corps : Technicien de recherche et de formation
BAP : J
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative

CDD de 12 mois.

Mission :
Placé(e) auprès du directeur, du directeur adjoint et du secrétaire général, l'assistant(e) de direction a pour mission principale de les assister dans l'exécution de leurs activités et d'en optimiser la gestion.
Au sein d'un service administratif de 5 personnes, il/elle assure le secrétariat de la direction. Il/elle sera également chargé(e) d'une mission secondaire de communication.

Activités principales :
- Gestion des plannings et contrôle des échéances
- Gestion et organisation des rendez-vous
- Organisation des réunions de la direction et gestion des compte-rendu de réunion
- Rédaction de courriers et suivi des demandes
- Préparation de dossiers
- Assistance pour l'élaboration de tableaux de bord et bilans
- Assistance au soutien administratif et logistique d'évènements (pris en charge par ailleurs dans le service administratif)
- Organisation et conduite des visites de l'ISIR par des officiels, des groupes ou des délégations
- Recueil des informations auprès des membres de l'ISIR et de ses partenaires
- Élaboration des supports de communication sous la responsabilité de la direction
- Synchronisation avec les organes de communication des tutelles
- Diffusion des informations vers les parties intéressées
- Gestion et alimentation du site internet et intranet du laboratoire.

Ce poste est en lien fort avec les personnels en activité au sein de l'ISIR, avec les partenaires de l'ISIR et avec les services de communication des tutelles (Sorbonne Université, CNRS, INSERM).

Profil

Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de l'établissement
- Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
- Connaissance des outils bureautiques
- Techniques de communication
- Techniques de présentation orales et écrites
- Niveau B2 en anglais

Savoir-faire requis :
- Rechercher, traiter l'information, la vérifier et la classer
- Rédiger des textes courts adaptés à des supports de communication variés
- Planifier son activité
- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement de ses missions
- Travailler en équipe
- Rendre compte de son activité
- Savoir gérer les urgences et alerter sur les situations sensibles
- Concevoir des tableaux de bord
- Gérer les situations d'urgences

Savoir-être :
- Respecter la confidentialité, fiabilité
- Sens du relationnel
- Sens de l'organisation
- Dynamisme, rigueur et polyvalence
- Autonomie