Assistant de direction à la Direction Générale

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

Le Centre Psychothérapique de Nancy recrute un.
e Assistant.
e de Direction au sein de la Direction Générale sur le grade d'ACH ou d'AMA.

Lien hiérarchique :

Directrice Générale
Directrice de cabinet - Directrice de site - Responsable des
Affaires Générales

Quotité de temps de travail / amplitude horaire :
100 %
08 h 15 17 h 30 (roulement : 08 h 15 16 h15 / 09 h 30-17 h 30)
Décompte heures
(Susceptibles de modification en fonction des besoins du service)

Repos fixes le week-end

Expérience / grade formation nécessaire :

Secrétariat de Direction
Catégorie B AMA / ACH
BTS ou diplômes équivalents voire supérieur si contractuel

Missions :

Le secrétariat de direction, composé de deux secrétaires, assure le secrétariat de la direction de l'établissement et de la directrice de site.
Les deux secrétaires de direction fonctionnent en binôme et se suppléent en cas d'absences

Secrétariat de Direction :

- Accueil physique et téléphonique
- Gestion des agendas en lien avec le CH Ravenel
- Saisie de diverses correspondances (courriers, comptes rendus etc.
)
- Gestion de la messagerie de la direction
- Traitement et diffusion du courrier interne et externe à chaque direction fonctionnelle
- Mise à jour du sommaire du classement
- Classement des documents (informatique/papier)
- Suivi de la diffusion des notes et des décisions
- Traçabilité et suivi des mails et courriers concernant le GHT 7 Sud Lorraine
- Suivi des enquêtes ARS
- Gestion de la papeterie et commandes diverses

Organisations des réunions :

- Organisation des rendez-vous et des réunions
- Préparation et gestion des dossiers des directeurs en amont des réunions

Instances :

CODIR :

- Organisation du planning annuel
- Réservation des salles
- Appel à points
- Préparation et diffusion de l'ordre du jour après validation auprès de la directrice Directoire
- Préparation et diffusion de l'ordre du jour après validation auprès de la directrice,
- Création du Power Point
- Participation à la séance et prise de notes
- Dactylographie du compte-rendu

Organisation/mise à jour du calendrier annuel des instances :

Gestion des Assemblées Générales des Cadres :

- Organisation du planning annuel
- Réservation des salles et des prestations logistiques
- Appel à points
- Préparation et envoi de l'ordre du jour et validation auprès de la directrice
- Création du Power Point
- Gestion des réponses et émargement
- Installation du Power Point dans la salle polyvalente - Diffusion le lendemain de la séance du support

Projets :

Appui à la coordination et au suivi de projets initiés à la
direction

Gestion de la valise de gare et diffusion du rapport :

- Insertion de documents PDF dans l'espace partagé des administrateurs de garde et suivi des modifications
- Recharge du téléphone de garde de la clé 4G
- Diffusion des rapports de garde selon la procédure

Qualités requises :

- Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité des informations, loyauté
- Savoir organiser, prioriser et respecter les échéances
- Méthode, rigueur, rapidité de compréhension et d'exécution
- Capacité de restitution de l'information et discernement
- Capacité d'anticipation
- Aptitudes à travailler en équipe et en autonomie

Connaissances :

- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, power point, Outlook etc)
- Bonne connaissance des règles dactylographiques
- Parfaite maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
- Bonnes pratiques rédactionnelles
- Internet