Assistant de Direction à la Présidence (H/F)

Au sein de la Présidence du SIAAP, rattaché directement au Président et sous la responsabilité du Directeur de cabinet, l'Assistant de direction a pour mission d'assurer le secrétariat particulier du Président en apportant un soutien organisationnel, administratif, d'accueil et de communication afin de garantir l'efficacité de son action, la qualité de la représentation institutionnelle de la collectivité et le bon fonctionnement de la gouvernance territoriale.
A ce titre, l'Assistant de Direction exerce les activités suivantes en tenant compte au quotidien des priorités du Président avec proactivité et confidentialité :
1. Interface relationnelle- Assurer l'accueil téléphonique et physique des partenaires, des administrés, des élus, des représentants
institutionnels et autres contacts- Renseigner tous les interlocuteurs et les orienter le cas échéant vers les contacts en interne- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel- Transmettre de manière structurée et objective l'ensemble des messages au Président
2. Gestion des correspondances- Assurer la gestion, le traitement et l'organisation du courrier entrant et sortant ainsi que de la messagerie
électronique du Président- Anticiper des éléments de réponses adaptés selon les éléments de contexte ou les situations
d'urgence vis-à-vis des interlocuteurs
3. Gestion de l'agenda du Président et suivi des instances- Planifier et suivre les rendez-vous du Président en fonction de ses priorités- Organiser et adapter avec minutie tous les rendez-vous, les réunions, les déplacements et les participations aux évènements officiels- Mettre en place un planning annuel pour fluidifier l'activité du Président en tenant compte des échéances
clés- Assurer la gestion logistique et matérielle des déplacements et des réunions (réservation de billets et de salle de réunion) ;
4. Assistance administrative- Rappeler des informations importantes au Président (rendez-vous, échéances)- Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, discours et comptes rendus en concertation avec le Président et le Directeur de cabinet- Assurer le suivi des parapheurs et de la signature des documents- Préparer et mettre en forme des fonds de dossiers selon les priorités et Respecter les délais.