Assistant de direction - CCAS H/F

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DATE DE PUBLICATION28/10/2024 TYPE DE CONTRATTitulaire, Contractuel
RECRUTEURVILLE DE ROSNY SOUS BOIS CATÉGORIEC
LIEUX DE TRAVAIL
Seine-et-Marne
 SALAIRE
Non communiqué
VALABLE JUSQU'AU
28/12/2024

Poste

L’agent est chargé du secrétariat de la Direction du CCAS et travaille en étroite relation avec la Directrice.

 

Assurer le secrétariat de la direction :

      • Assurer l’accueil téléphonique
      • Renseigner les services sur les disponibilités sur l’agenda du Directeur
      • S’assurer du respect des procédures suivantes :
    • Ordre de mission,
    • Numéros d’arrêtés,
    • Signature de courriers
    • Bon pour reprographie 
      • Frappe du courrier - des décisions – des délibérations et télétransmission des actes
      • Organiser les réunions – commission cohésion sociale– réunion responsables de structures
    • Réserver les salles
    • Envoyer les convocations et les documents
    • Préparer les pochettes de réunions
      • Assurer la gestion du courrier :
    • Trier et Répartir entre les services
    • Classer et organiser les revues, magazines, courriers
    • Gérer les demandes de campagnes d’information
      • Passer les commandes de fournitures de bureau, enveloppes, ramettes de papier, cartouches, magazines et les faire livrer dans les différents services. Gérer le budget y afférents par service.
      • Prendre en note et rédiger les comptes rendus des réunions des responsables de structures ou autres réunions comme le conseil d’administration par exemple
      • S’occuper de l’archivage des dossiers de la direction en lien avec le service des archives 
      • Télétransmettre les actes en préfecture
      • Gérer l’organisation et l’envoi des documents en lien avec le conseil d’administration
      • Référent informatique
      • Rédiger les notes de service pour les projets portés par la direction

Gestion de divers projets :

      • Coordination du dispositif BB sur roues
      • Animation et suivi de la gestion de protection des données du CCAS
      • Gestion du dossier canicule avec la remise à jour chaque année des différents documents (planning des astreintes, procédure…)

Assurer des missions diverses :

      • Gérer les congés des responsables de structure
      • Administrer les dossiers des stagiaires en lien avec la DRH et établir des statistiques sur leur nombre
      • Déclarations SACEM pour les événements
      • Préparation du calendrier des évènements du CCAS
      • Réception cartons d’invitations – tracts – notes de services pour manifestations dans les 3 clubs pour suivi reprographie – signature et envoi

Etablir la liste d’invités pour des manifestations ou inaugurations diverses et envoyer les invitations

Profil

Etre titulaire d'un diplôme dans le domaine du secrétariat.

Connaissances :

  • Maîtrise de l’orthographe
  • Maîtrise des techniques de secrétariat
  • Maîtrise de l’accueil physique et téléphonique

Compétences techniques :

  • Maîtrise de l’outil informatique
  • Savoir rédiger et mettre en page des écrits professionnels

Compétences comportementales :

  • Être rigoureux et organisé
  • Avoir le sens de l’écoute et du contact
  • Être patient
  • Être diplomate
  • Être discret
  • Disponible

Employeur

Rosny-sous-Bois est une ville de 46 395 habitants située à l'est de Paris, dans le département de la Seine-Saint-Denis en région Île-de-France. Elle fait partie de la Métropole du Grand Paris et est rattachée au territoire Grand Paris Grand Est.

Sur le plan économique, Rosny-sous-Bois est un pôle d'emplois tertiaires qui accueille, entre autres, le centre commercial Westfield-Rosny 2, l'un des plus grands du département ainsi que le centre commercial Domus, consacré à l'équipement de la maison.

La ville est très bien desservie par les transports avec deux stations du RER E, Rosny-sous-Bois et Rosny Bois-Perrier, ainsi que douze lignes de bus. Le réseau de navettes municipales Titus complète cette offre.

A horizon 2024, la ville accueillera 3 stations de métro dans le cadre de l'extension de la ligne 11 jusqu'à Westfield-Rosny 2. Cette offre sera ensuite complétée par l'arrivée de la ligne 15, attendue pour 2030, du Grand Paris Express et l'extension de la ligne E du RER jusqu'à la Défense.

Vous êtes à la recherche d'un emploi ou cherchez des renseignements sur des formations ou une reconversion professionnelle ? Vous trouverez sur cette page toutes nos opportunités d'emploi à la mairie et auprès de nos partenaires. Nous organisons des forums sur la formation, l'emploi tout au long de l'année.

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Assistant de direction - CCAS H/F

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