Assistant de direction - Direction des affaires médicales

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

L'ÉTABLISSEMENT :
Etablissement dynamique situé en bord de mer, le CHU de Brest est un acteur économique de 1er plan : 1er opérateur de santé et moteur économique de la région, l'établissement est le 1er employeur de la ville.
Le Centre Hospitalier Régional Universitaire couvre un territoire comprenant une population de 1, 2 million d'habitants et emploie plus de 8000 personnes dont 750 médecins.
Il offre à la fois des soins de proximité et de recours.
Le CHU de BREST : Qui sommes-nous ?
https://www.brest-life.fr / https://www.toutcommenceenfinistere.com/
LE POSTE :
La Direction des affaires médicales est une direction commune du CHU de Brest-Carhaix, du CH de Landerneau et du CH de Lesneven.
L'assistante sera l'interlocutrice des praticiens de ces 3 établissements.
- Assistant(e) de direction du directeur des affaires médicales
- Recevoir, renseigner et orienter les praticiens vers l'interlocuteur ou le service recherchés dans le respect des règles de discrétion et de confidentialité et conformément à la démarche qualité en matière d'accueil
- Secrétariat des affaires médicales.
Activités
- Accueil physique et téléphonique des professionnels de santé (praticiens, internes et étudiants en médecine),
- Réception et traitement des appels téléphoniques des différents usagers et partenaires internes et externes à l'établissement,
- Gestion et traitement des demandes relatives à son secteur d'activité,
- Traitement des courriers, des dossiers, des documents dans son domaine (réception, enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Diffusion par mail/courriers notes convocations - ordres du jour comptes rendus attestations
- Gestion documentaire sur l'intranet / internet
- Classement et archivage à partir d'un plan de classement dans le cadre de consignes pré-définies
- Planification et organisation de réunions
- Saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données constitutives du dossier administratif AGIRH du personnel médical
- Contrôle de la conformité et / ou de validité des documents nécessaires à la constitution ou à la mise à jour des dossiers, réclamation des pièces manquantes, consultation des informations du dossier du professionnel dans le logiciel métier AGIRH
- Organisation et rédaction des procès-verbaux de la CME de Landerneau, secrétariat.
- Gestion du matériel bureautique
Horaire du poste : 8h30-16h30 ou possibilité 9h-17h.
PROFIL RECHERCHÉ :
Savoir-faire
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Analyser, traduire et formuler un besoin utilisateur en études de faisabilité, en solutions, en programmes
- Classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Évaluer la pertinence / la véracité des données, et / ou informations
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Travailler en équipe / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques (logiciel AGIRH, Word, Excel, Power Point, etc.
)
Exigences du poste :
- Respect du secret professionnel
- Autonomie et reporting régulier de qualité
Qualités requises :
- Capacité de compréhension, d'analyse et d'adaptation
- Qualités relationnelles et d'écoute
- Organisation et méthode