Assistant de Direction du DGS et responsable du secrétariat général et du service courrier H/F

Missions principales :

Organisation de la vie professionnelle et du secrétariat du DGS

• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités

• Assurer l'accueil téléphonique et physique

• Recevoir, filtrer et transmettre les messages de toutes natures

• Rappeler des informations importantes

• Organiser et planifier des réunions (ordre du jour, transmission de documents...)

• Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques : courriers, notes, rapports, relevé de décision, comptes-rendus, présentations...

• Assister le DGS dans l'organisation et le suivi de certains projets

• Organiser le classement et l'archivage des dossiers du DGS

Missions spécifiques :

 Suivi et organisation les activités du secrétariat général

• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat général

• Suivre l'exécution budgétaire du service

• Gérer les plannings et réservations des salles de réunions

• Assurer la signature mécanisée sous le contrôle du DGS

• Veiller au circuit des parapheurs entrants/sortants

• Gestion des parapheurs dématérialisés

• Suivre le circuit des actes administratifs, arrêtés, décisions

• Traitement des actes dématérialisés

Management de l'équipe :

• Vous encadrez et animez l’équipe (assistante de direction, chargée d'accueil et appariteurs)
  Vous coordonnez la réception, la diffusion et l'expédition du courrier

• Vous supervisez l'organisation de l'accueil de l’hôtel de ville et du courrier

• Vous accompagnez les assistantes de direction dans la gestion opérationnelle du service

• Vous pilotez l'activité, gérer les priorités, définissez les objectifs et les projets

• Vous contrôlez et ventilez le courrier " arrivée ", les fournitures administratives (signature de bons de commande et factures), le planning de remplacement du poste de chargée d'accueil et les courriers des services à la signature du DGS, du Maire et des élus.

• Vous accompagnez les membres de l'équipe

• Vous réalisez les entretiens annuels professionnels

• Vous diffusez et accompagner l'information

Missions spécifiques :

Suivi et organisation les activités du secrétariat général

• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat général

• Suivre l'exécution budgétaire du service

• Gérer les plannings et réservations des salles de réunions

• Assurer la signature mécanisée sous le contrôle du DGS

• Veiller au circuit des parapheurs entrants/sortants

• Gestion des parapheurs dématérialisés

• Suivre le circuit des actes administratifs, arrêtés, décisions

• Traitement des actes dématérialisés

Management de l'équipe :

• Vous encadrez et animez l’équipe (assistante de direction, chargée d'accueil et appariteurs)
  Vous coordonnez la réception, la diffusion et l'expédition du courrier

• Vous supervisez l'organisation de l'accueil de l’hôtel de ville et du courrier

• Vous accompagnez les assistantes de direction dans la gestion opérationnelle du service

• Vous pilotez l'activité, gérer les priorités, définissez les objectifs et les projets

• Vous contrôlez et ventilez le courrier " arrivée ", les fournitures administratives (signature de bons de commande et factures), le planning de remplacement du poste de chargée d'accueil et les courriers des services à la signature du DGS, du Maire et des élus.

• Vous accompagnez les membres de l'équipe

• Vous réalisez les entretiens annuels professionnels

• Vous diffusez et accompagner l'information

Missions spécifiques :

Suivi et organisation les activités du secrétariat général

• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat général

• Suivre l'exécution budgétaire du service

• Gérer les plannings et réservations des salles de réunions

• Assurer la signature mécanisée sous le contrôle du DGS

• Veiller au circuit des parapheurs entrants/sortants

• Gestion des parapheurs dématérialisés

• Suivre le circuit des actes administratifs, arrêtés, décisions

• Traitement des actes dématérialisés

Management de l'équipe :

• Vous encadrez et animez l’équipe (assistante de direction, chargée d'accueil et appariteurs)
  Vous coordonnez la réception, la diffusion et l'expédition du courrier

• Vous supervisez l'organisation de l'accueil de l’hôtel de ville et du courrier

• Vous accompagnez les assistantes de direction dans la gestion opérationnelle du service

• Vous pilotez l'activité, gérer les priorités, définissez les objectifs et les projets

• Vous contrôlez et ventilez le courrier " arrivée ", les fournitures administratives (signature de bons de commande et factures), le planning de remplacement du poste de chargée d'accueil et les courriers des services à la signature du DGS, du Maire et des élus.

• Vous accompagnez les membres de l'équipe

• Vous réalisez les entretiens annuels professionnels

• Vous diffusez et accompagner l'information