ASSISTANT DE DIRECTION F/H

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DATE DE PUBLICATION 12/04/2019   TYPE DE CONTRAT Titulaire, Contractuel
RECRUTEUR ECOLE POLYTECHNIQUE   CATÉGORIE B
LIEUX DE TRAVAIL
Essonne
  SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Largement internationalisée, l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
À travers son offre de formation – bachelor, cycle ingénieur polytechnicien, master, programmes de graduate degrees, programme doctoral, doctorat, formation continue – l’École polytechnique forme des décideurs à forte culture scientifique pluridisciplinaire en les exposant à la fois au monde de la recherche et à celui de l’entreprise. Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Poste

Présentation du service

La Direction du Marketing et des Relations Internationales est chargée de la définition et de la mise en œuvre de la politique de l'École polytechnique à l'international. Elle a pour mission de poursuivre et de renforcer le développement à l'international de l’X, en s'appuyant notamment sur la conclusion d'accords de collaborations académiques et scientifiques avec des universités internationales de premier plan, et sur des actions de promotion. Les partenariats peuvent associer des entreprises.

DESCRIPTION DU POSTE

Mission principale du poste

Sous la responsabilité de la Directrice du Marketing et des Relations Internationales, le-la titulaire du poste remplie les missions d'assistanat pour sa directrice et également est le-la gestionnaire administratif-ve de la direction.

Activités principales

1) Missions auprès de la directrice

Gérer son agenda et rendez-vous ;

Réaliser les diverses tâches du secrétariat : accueil physique et téléphonique, mise en forme et édition des documents ;

Être l’appui logistique, matériel et administratif dans le montage et la préparation de ses réunions, dans l’organisation de ses missions et de ses déplacements ;

Préparer les éléments de langage et supports pour les projets majeurs de la direction et les présentations et discours effectués par la Directrice ; 

Préparer les comptes rendus de réunions du service et réunions de travail ;

Gestion des missions et remboursements de la directrice de la DMRI

2) Gestion administrative des dépenses courantes du service

Réaliser les cartes visites, brochures, goodies ;

Assurer la gestion des stocks de fournitures de la DMRI ;

3) Intendance et gestion logistique du service

Gérer l’administration et la gestion du parc informatique et téléphonique ;

Assurer la gestion des locaux : entretien, maintenance, sécurité… ;

Gérer les contrats de l’organisme (assurances, cotisations…)   ;

4) Gestion administrative du personnel

Effectuer l’accueil et le  suivi du collaborateur en accord avec le manager d’équipe et la directrice (Poste de travail, clefs, badges, téléphone portable …..) ;

Organiser des visites médicales (embauche, reprise……) ;

Renseigner les salariés sur leurs droits : mi-temps thérapeutique, accident du travail, congé maternité, congé paternité, congés liés à la parentalité ; obligations et formalités liées à la formation ; obligations en matière de formation (adaptation, sécurité) ;

Gérer les demandes d’inscriptions (en lien avec les RH) du plan de formation, de CPF, de CIF, de VAE, de bilan de compétence,…

Profil

Anglais courant

PROFIL

Poste à pourvoir par voie de détachement (SA, IFSE 2) ou par voie contractuelle (droit public).

De formation Bac+2, vous justifiez d’au moins 5 ans d’expérience en tant qu'Assistante de Direction. Idéalement vous avez déjà une expérience de l'international. Excellent-e communicant-e, vous savez prioriser et organiser votre temps pour accomplir des activités très variées. Vous êtes reconnu-e pour votre sens relationnel. Des connaissances en comptabilité et ressources humaines et la maitrise de PowerPoint sont des atouts recherchés. Il est impératif que vous ayez un très bon niveau d'anglais à l'oral et à l'écrit et que votre rédaction en français soit irréprochable.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

RÉFERENCEMENT A REFlEX*

(*référentiel des emplois de l’X)

Famille professionnelle : Administration générale

Emploi : Assistant de direction

Catégorie Fonction Publique : B

 

Informations employeur

Afficher les informations

Envoyez votre candidature à :

Direction des Ressources Humaines

[email protected]

En indiquant la référence suivante :

DRH-RECRUT-FDP 2019/03/23

Service demandeur :

Direction du Marketing et des Relations Internationales

Localisation : Palaiseau

POSTULER À L'OFFRE
ASSISTANT DE DIRECTION F/H

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