Assistant de direction F/H

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DATE DE PUBLICATION10/05/2021 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Médecine » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein des Services Centraux Universitaireshttp://www.sorbonne-universite.fr

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie, 4 place Jussieu, 75005 Paris.

La Bibliothèque de Sorbonne Université (BSU) rassemble 18 bibliothèques intégrées et est structurée en pôles documentaires et départements transversaux, dont les responsables sont rattachés à la direction de la BSU.

Les bibliothèques, déployées sur les sites à proximité des usagers, sont regroupées en trois pôles documentaires correspondant chacun au périmètre d’une faculté. Les responsables de ces pôles assurent la coordination et l’encadrement des bibliothèques de Lettres, de Médecine et de Sciences et entretiennent des relations étroites tant avec les facultés qu’avec les départements transversaux de la BSU.

Les départements et services transversaux assurent le pilotage des activités, notamment dans les domaines suivants :

- l’élaboration et la mise en œuvre de la politique documentaire pour tous les supports et l’évaluation des collections ;

- le développement de services et l’accueil du public ;

- la cartographie et la valorisation de la production scientifique de Sorbonne Université (dépôt des publications, diffusion des thèses électroniques, analyse bibliométrique, gestion des données) dans le contexte de la science ouverte ;

- le déploiement auprès de la communauté SU de formations aux contenus et aux formats innovants ;

- le développement des technologiques numériques et des outils d’informatique documentaire ;

- la gestion et la conservation du patrimoine culturel et scientifique universitaire ;

- la gestion des archives de SU et le recueil des actes. Ces départements et services transversaux interviennent en soutien de l’ensemble des bibliothèques.

Au sein de la BSU, le Pôle administratif et financier a pour mission d’organiser, de gérer et de coordonner l’ensemble des activités liées au pilotage RH, administratif et financier des bibliothèques. Son équipe est constituée de 8 agents (3 A, 2 B, 3 C) issus des filières AENES et ITRF.

Poste

(réf.6247)

Fonctions : Assistant-e de direction

Emploi-type : [REFERENS] J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

Catégorie : B

Corps : Technicien

BAP : J - Gestion et pilotage

Mission :

L’assistant(e) de direction exerce ses activités au sein du pôle administratif et financier de la BSU, sous l’autorité de la responsable du service administratif et RH du pôle. Il/Elle assiste la direction dans l’organisation quotidienne du travail en assurant des tâches polyvalentes d’assistance technique et logistique.

Activités principales :

- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique et administrative ;

- Participer à la gestion administrative et des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées ;

- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) ;

- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances ;

- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion ;

- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratif et ressources humaines ;

- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité de la direction de la BSU, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) ;

- Répondre aux demandes d’informations des autres services de l'université et avec ses partenaires ;

- Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe.

Autres activités :

- Classer et archiver les dossiers de la direction de la BSU ;

- Assurer le circuit de signature par la direction de la BSU ou la présidence ;

- Gérer l’agenda de la salle de réunion de la BSU ;

- Gérer les véhicules de service de la BSU (automobile et vélo triporteur) : autorisations de conduite et emprunts, entretien des véhicules ;

- Réceptionner, enregistrer, distribuer le courrier du service.

Conditions particulières d'exercice :

- Si besoin, adaptation ponctuelle des horaires en fonction des nécessités de service ;

- Choix concerté et anticipé des horaires et des congés afin de préserver l’ouverture au public et de garantir la continuité du service public ;

- Congés obligatoires de 5 semaines pendant la période d’été et lors des fermetures de la bibliothèque

Conduite de projets : non

Encadrement : non

Profil

Connaissances transversales requises :

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France

- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université

- Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

- Politiques, dispositifs et procédures propres à la Bibliothèque de Sorbonne Université

- Environnement et réseaux professionnels

- Techniques d’élaboration de documents

- Techniques de communication

Savoir-faire :

- Maîtriser les règles et procédures de gestion administrative

- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques

- Planifier les activités et les échéances

- S'exprimer avec aisance à l'écrit comme à l'oral

- Savoir hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances

Savoir-être :

- Bon relationnel et sens du travail en équipe

- Disponibilité et réactivité

- Organisation et rigueur

- Sens du service public

- Confidentialité, ponctualité et fiabilité

Informations employeur

Afficher les informations

Poste à pourvoir à compter du 1er septembre 2021.

Toute candidature (cv et lettre de motivation) doit impérativement être transmise à l'adresse mail suivante : [email protected]

POSTULER À L'OFFRE
Assistant de direction F/H

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