Assistant de direction F/H

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DATE DE PUBLICATION12/02/2024 TYPE DE CONTRATContractuel, CDD
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75005
 VALABLE JUSQU'AU
12/04/2024

Poste

Libellé de Fonctions : Assistant(e) de direction

Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative     

Catégorie : B

Corps : TECH                     

BAP : J

CDD de 12 mois / A pouvoir à compter du 1er mars 2024

 

Mission et objectifs sont essentiellement :

  • Accueillir et renseigner les interlocuteurs
  • Assurer la gestion financière du budget alloué à la direction de l’école
  • Contribuer au bon fonctionnement de l’école en étant le relais privilégié entre la direction, les services, les usagers et les partenaires.
  • Faciliter l'action de la direction en suivant les agendas et en réalisant une partie du suivi administratif de son activité.
  • Suivre le calendrier des projets et des événements de l’école.

 

ACTIVITÉS :

Secrétariat de direction :

  • Tenir et gérer les agendas de la direction
  • Organiser les réunions internes ou externes
  • Mettre en forme et diffuser les courriers, préparer les dossiers en vue des réunions
  • Présence à différents conseils ou réunions en vue de rédiger les comptes rendus
  • Gérer la bonne circulation des parapheurs (enregistrement, mise en œuvre des documents, relecture, …)
  • Assurer l’interface entre la direction et les associations d’élèves
  • Participer à la logistique de l’école
  • Accompagner la chargée de communication pour l’évènementiel (salons étudiants, cérémonie de remise des diplômes)

 

Finances :

  • Assurer la gestion financière du budget alloué à la direction de l’école : saisie des différents actes d’une commande sur SIFAC (Système d'Information Financier Analytique et Comptable), des demandes de remboursement au comptant, de la carte achat de la direction.
  • Participer aux réunion organisées par la Direction des finances et des Achats (DFA) de la Faculté des Sciences et Ingénierie

 

RH :

  • Gérer les dossiers des vacataires enseignants (200 vacataires) en lien avec la DRH de l’université

 

Encadrement : Non

 

Conditions particulières d'exercice :

Les services de l’école s’organisent autour des enseignements qui se déroulent entre 8h30 et 18h00. Les horaires de travail seront organisés afin d’assurer une continuité de service public.

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
  • Notions de base en Anglais

 

Savoir-faire requis :

  • Utiliser les outils informatiques (poste de travail, messagerie électronique, bases de données, etc.)
  • Maîtriser les logiciels de bureautique : Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint)
  • Rédiger des documents d'information et de communication
  • Planifier ses activités et s’organiser en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Gérer les priorités et hiérarchiser les tâches 
  • Travailler en équipe
  • Rechercher, traiter, exploiter et classer les informations
  • Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service
  • Accueillir différentes populations 
  • S'exprimer de façon claire et concise
  • Capacité à travailler dans l’urgence
  • Informer et rendre compte à sa hiérarchie
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

 

Savoir être :

  • Avoir une bonne expression écrite et orale, savoir trier, hiérarchiser et classer les informations ;
  • Rigueur, organisation, réactivité, dynamisme, esprit d’équipe, adaptabilité, confidentialité ;
  • Autonomie, prise d’initiatives ;
  • Avoir des qualités relationnelles, écoute, disponibilité, discrétion, adaptabilité ;
  • Avoir le sens du service public.

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

 

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

 

Polytech Sorbonne est l’école d’ingénieur interne à Sorbonne Université. Elle délivre 7 diplômes d’ingénieur habilités par la Commission des Titres d’Ingénieurs (CTI) dans les domaines de la chimie des matériaux, de l’électronique-informatique, du génie mécanique, de la robotique, des sciences de la Terre, des mathématiques appliquées et de l’agroalimentaire.

L’école accueille plus de 900 élèves dont 350 sous statut d’apprenti.

Son budget de fonctionnement est d’environ 1100 K€.

 

Localisation :

Campus Pierre et Marie Curie – Bâtiment Esclangon (3ème étage) – BC 135 – 4 place Jussieu 75252 Paris Cedex 05

Informations employeur

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CDD de 12 mois

A pouvoir à compter du 1er mars 2024.

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée (sous la référence : RPSI2) à l'adresse mail suivante : [email protected]

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