Assistant de direction F/H

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DATE DE PUBLICATION18/03/2024 TYPE DE CONTRATCDD, Contractuel, Titulaire
RECRUTEURSORBONNE UNIVERSITE CATÉGORIEB
LIEUX DE TRAVAIL
PARIS
 SALAIRE
Non communiqué
CODE POSTAL
75005
 VALABLE JUSQU'AU
18/05/2024

Poste

Fonctions : Assistant-e de direction

Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

Catégorie : B

Corps : Technicien-ne ITRF

BAP : J

 

Mission :

Placé-e auprès de la directrice des achats et de la directrice des achats adjointe, l’assistant-e de direction a pour mission de les assister dans l'exécution de leurs activités et d'en optimiser la gestion, d’assurer l’assistance administrative, technique et logistique de la direction des achats, et contribuer aux activités de coordination et de communication de la direction.

 

Activités principales :

  • Gestion des agendas, organisation des rendez-vous, des réunions, des missions et suivi des demandes de la directrice des achats, de la directrice des achats adjointe, et des chefs de services le cas échéant.
  • Accueil téléphonique, accueil et orientation des visiteurs.
  • Gestion du courrier et des parapheurs.
  • Participation à la gestion des emails de la boite mail générique.
  • Préparation de dossiers en vue des réunions.
  • Gestion et archivage de documents et des dossiers.
  • Gestion des commandes de fournitures et de diverses prestations (café d’accueil…).
  • Organisation logistique des évènements de la direction (salles, traiteurs…).
  • Gestion logistique des outils et équipements de la direction (téléphonie, informatique, impression de proximité…).
  • Participation à la mise à jour de l’information de la direction sur l’intranet.

Autres activités :

  • Rédaction de courriers, comptes-rendus de réunions, notes.
  • Suivi du budget de la direction en lien avec le service budget-finance de la direction patrimoine et logistique (DPL).
  • Participation à la vie de la direction en aidant les collègues en période de forte tension.

 

Conduite de projets : Non
Encadrement : Non

Profil

Connaissances transversales requises/souhaitées :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
  • Maîtrise des procédures administratives en vigueur
  • Maîtrise des logiciels de bureautique (Pack Office)

Savoir-faire :

  • Savoir s’exprimer à l’écrit et à l’oral avec aisance
  • Excellentes qualités rédactionnelles
  • Capacité à concevoir une organisation des dossiers
  • Capacité à trier et classer les informations
  • Capacité à prioriser et hiérarchiser les demandes
  • Savoir informer et rendre compte à sa hiérarchie

Savoir-être :

  • Excellent relationnel et sens du travail en équipe
  • Disponibilité et réactivité
  • Organisation et rigueur
  • Sens du service public
  • Discrétion et sens de la confidentialité
  • Autonomie
  • Polyvalence et capacité d’adaptation
  • Curiosité

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

 

Ce poste est à pourvoir au sein de la Direction des Achats - Directions interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr

 

Présentation de la Direction des Achats :

Dans le prolongement du plan de modernisation des achats engagé par l'Etat depuis 2009, Sorbonne Université a décidé de prendre plusieurs mesures permettant d'accélérer la professionnalisation de ses achats.

Dans ce contexte, la Direction des Achats (DA) a défini un ensemble d'actions concrètes qui permettront d'obtenir rapidement des résultats en matière d'achats, tant sur le plan économique que sur ceux du développement durable et de l'insertion dans l'emploi des personnes qui en sont éloignées.

Ainsi, la DA comprend deux services spécialisés dédiés à l’achat de fournitures, services et prestations intellectuelles et à l’achat de travaux ainsi qu’un service dédié à la performance de l’achat. Chacune de ces structures est dirigée par un chef de service.

 

Localisation :

Site Champollion

18, rue de la Sorbonne 75005 Paris

Informations employeur

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